Jak przygotować kampanie, by odniosły sukces

Większość ludzi wysyła wiadomości e-mail do nieznajomych, ale tylko nieliczni otrzymują na nie odpowiedzi. A różnica prawie zawsze sprowadza się do tego, jak skonfigurujesz swoje kampanie. Jeśli Twoje kampanie nie są odpowiednio zorganizowane, skończysz z niską skutecznością dostarczania, zmarnowanymi potencjalnymi klientami i ogromną ilością czasu poświęconego na nic. Dobra wiadomość jest taka, że nie jest to wcale trudne – wystarczy tylko znać kolejne kroki.

W tym poradniku pokażę Ci dokładnie, jak błyskawicznie skonfigurować kampanie, aby Twoje e-maile trafiały do skrzynek odbiorczych, były otwierane i faktycznie sprzyjały nawiązywaniu dialogu. Omówimy najważniejsze ustawienia, typowe błędy, których należy unikać, oraz drobne poprawki, które mają ogromny wpływ na wskaźniki odpowiedzi. Po zakończeniu kursu będziesz wiedzieć, jak uruchamiać kampanie, które przynoszą realne efekty. Zacznijmy więc.

Od razu trafiamy do zakładki „Kampanie” – to właśnie tutaj można uruchamiać nowe kampanie. To jest najłatwiejsze. Gdy już tu wejdziesz, wystarczy kliknąć „Dodaj nowe”, a pojawi się monit o utworzenie nowej kampanii. Wpisz nazwę kampanii, która dobrze opisuje kampanię, którą chcesz uruchomić, a następnie kliknij „Kontynuuj”.

To wszystko. Kampania została już utworzona, ale teraz czeka nas trudniejsza część.

Zazwyczaj zaczynamy od dodania potencjalnych klientów do kampanii, ale można też zacząć od przygotowania sekwencji, tak aby były gotowe, ponieważ potencjalni klienci, którzy pojawią się jako pierwsi, trafią właśnie tam. Istnieje kilka różnych sposobów dodawania potencjalnych klientów do kampanii.

Możesz załadować plik CSV – być może otrzymałeś go z narzędzia takiego jak Phantom Buster albo pobrałeś go z innej bazy danych – i chcesz go natychmiast zaimportować.

Można to zrobić za pomocą funkcji „Prześlij plik CSV” – wystarczy przyporządkować odpowiednie pola do odpowiednich kolumn i gotowe. Możesz również skorzystać z SuperSearch – naszej wewnętrznej bazy danych, w której możesz zacząć wyszukiwać potencjalnych klientów spełniających Twoje wymagania.

Można je wprowadzić ręcznie, więc jeśli są osoby, z którymi rozmawiałeś na przykład podczas konferencji i chcesz je tutaj dodać, możesz to zrobić ręcznie. Możesz też połączyć się bezpośrednio z Arkuszami Google. Być może masz gdzieś na Dysku Google arkusz Google Sheets, w którym już wykonałeś całą pracę – wszystkie wiadomości e-mail są tam zgromadzone – i możesz go łatwo zsynchronizować ze swoją kampanią w Instantly. Teraz czas na naprawdę fajną część, a mianowicie sekwencje.

W tym miejscu będziesz tworzyć swoje sekwencje. Wiem, że patrzenie na taki pusty ekran może być trochę onieśmielające, dlatego na dole strony znajdziesz kilka narzędzi opartych na sztucznej inteligencji, które są częścią serwisu Instantly. Po kliknięciu tych przycisków możesz skorzystać z narzędzia AI Sequence Writer. A kiedy już masz gotowy tekst – niezależnie od tego, czy skorzystałeś z AI Writer, czy napisałeś go samodzielnie – możesz użyć SpinText Writer, aby dodać do niego treści wygenerowane przez SpinText.

Jeśli nie wiesz, czym jest SpinText, koniecznie sprawdź to w naszym centrum pomocy, bo to naprawdę przydatne narzędzie, które poprawia dostarczalność wiadomości. Na koniec możesz sprawdzić swoje sekwencje i upewnić się, że nie zawierają one słów uznawanych za spam. Są to słowa, które często są wykrywane przez filtry antyspamowe i uniemożliwiają dostarczenie wiadomości do skrzynki odbiorczej.

Po uruchomieniu sztucznej inteligencji program Sequence Writer poprosi Cię o podanie ogólnych informacji o Twojej firmie, na przykład nazwy firmy, która w naszym przypadku brzmi „instantly”.

Następnie system poprosi Cię o podanie dodatkowych informacji na temat tego, co chcesz osiągnąć, jak wygląda sekwencja działań i dla kogo jest ona przeznaczona, a także jaka jest Twoja główna propozycja wartości. To właśnie jest największa zaleta sztucznej inteligencji. Wystarczy wprowadzić tam dane, a narzędzie wygeneruje spersonalizowane treści dostosowane do Twoich odbiorców, w oparciu o profil działalności Twojej firmy. Instantly oferuje również zautomatyzowane testy od A do Z. Oznacza to, że można dodawać różne warianty. Można to wykorzystać na przykład do czegoś tak prostego, jak testowanie różnych tematów wiadomości – jeden z nich mógłby być tematem numer jeden, a drugi – tematem numer dwa.

W ten sposób możesz sprawdzić, która z nich jest najczęściej otwierana, a następnie włączyć tę, która ma najwięcej otwarć, i wyłączyć tę, która ma ich najmniej. Jeśli chcesz sprawdzić, jak wygląda Twoja wiadomość e-mail, możesz w każdej chwili kliknąć przycisk podglądu znajdujący się tutaj. Możesz dokładnie zobaczyć, jak wyglądałby ten e-mail. W tym miejscu możesz wybrać konkretnego potencjalnego klienta i sprawdzić, jak wyświetla się jego imię i nazwisko lub jak wyświetlają się zmienne, które dodałeś do kampanii.

Możesz wysłać tutaj wiadomość testową, aby sprawdzić, jak dokładnie wygląda ona w skrzynce odbiorczej, a także sprawdzić swój wskaźnik dostarczalności – funkcja ta przeprowadzi test, aby ocenić, jak dobrze skonfigurowane są Twoje skrzynki odbiorcze oraz jak Twoja wiadomość radzi sobie w świetle popularnych filtrów antyspamowych. W tym miejscu możesz wstawić różne zmienne, takie jak imię, nazwisko, nazwa firmy, a także zmienne niestandardowe, i dodać je do swojego szablonu. Znajdziesz tu również inne opcje, które pomogą Ci tworzyć sekwencje i konfigurować wiadomości e-mail, które przynoszą lepsze wyniki. Na przykład powszechną dobrą praktyką jest wysyłanie wiadomości e-mail wyłącznie w formacie zwykłego tekstu.

Możesz to zrobić tutaj.

W tym miejscu można skonfigurować różne harmonogramy. Możesz na przykład stworzyć harmonogramy obejmujące weekend, harmonogramy nieobejmujące weekendu lub uwzględniające różne strefy czasowe, a następnie sprawdzić, które z nich najlepiej sprawdzają się w przypadku Twoich odbiorców. Ta część jest dość prosta, więc nie będę się nad tą zakładką zbytnio rozwodził. W sekcji „Opcje” warto poświęcić najwięcej czasu.

W tym miejscu możesz wybrać konta, z których chcesz korzystać. Możesz dodać wiele kont, a system będzie automatycznie przełączał się między nimi, dbając o to, by z każdego konta wysyłano tylko kilka wiadomości e-mail na godzinę, co pozwoli zoptymalizować skuteczność dostarczania wiadomości. Możesz włączyć różne funkcje, takie jak wstrzymanie wysyłania wiadomości e-mail lub automatyczne odpowiadanie. Oznacza to, że gdy tylko ktoś odpowie, nie będziesz już wysyłać kolejnych wiadomości z tej sekwencji. Możesz dodać śledzenie otwarć.

Można to włączyć lub wyłączyć. Powszechną dobrą praktyką jest wyłączenie tej funkcji, nawet jeśli może się to wydawać trochę jak latanie na ślepo. Niektóre programy do wypełniania wiadomości spamowych wykrywają określone linki i mechanizmy śledzenia, dzięki czemu wiadomości te znów trafiają do skrzynki odbiorczej. Oprócz tego mamy jeszcze kilka innych polecanych narzędzi do optymalizacji dostaw, które wdrożyliśmy natychmiastowo w oparciu o miliony punktów danych.

Zalecamy, aby wiadomości e-mail zawsze wysyłać w formacie tekstowym, czyli bez kodu HTML, a przynajmniej pierwszą wiadomość wysłać wyłącznie w formacie tekstowym, a dopiero w kolejnych wiadomościach można dodać linki, które można kliknąć. Jednak wysłanie tego pierwszego e-maila wyłącznie w formie tekstowej zawsze bardzo pomaga w dotarciu do skrzynki odbiorczej. Możesz wtedy ustawić limit danych, czyli maksymalną liczbę wiadomości e-mail, które można wysłać dziennie w ramach tej kampanii. A teraz pora przejść do bardziej zaawansowanych opcji.

Możesz zarządzać uprawnieniami do CRM. Możesz tworzyć różne kampanie dla poszczególnych sprzedawców w swoim zespole lub ogólnie dla różnych osób w firmie. W tym miejscu możesz też ustawić właściciela dla potencjalnych klientów pozyskanych w ramach tej kampanii. Możesz nadawać swoim kampaniom różne tagi.

Możesz to wykorzystać do zarządzania kampaniami i grupowania ich. Być może niektóre kampanie służą pozyskiwaniu potencjalnych klientów, inne mają na celu przyciągnięcie ich, jeszcze inne są kampaniami sprzedażowymi, a może są to kampanie wykorzystujące wiele ścieżek konwersji. Możesz to uporządkować za pomocą tagów niestandardowych. Są też programy do tworzenia wzorów wysyłania, które również odgrywają bardzo ważną rolę.

Zaleca się zachowanie dłuższego odstępu czasu między wysyłaniem wiadomości e-mail. Oznacza to, że po wysłaniu pierwszej wiadomości e-mail wysłanie kolejnej zajmie na przykład co najmniej dziewięć minut, co jest kolejną powszechną dobrą praktyką pozwalającą uniknąć trafienia do folderu ze spamem. Można tu dodać jeszcze jeden element losowości, bo jeśli wysyłasz e-mail co dziesięć minut, to filtry antyspamowe dość łatwo to wykryją. Możesz ustawić maksymalną liczbę nowych potencjalnych klientów, z którymi chcesz się skontaktować każdego dnia.

Możesz skupić się przede wszystkim na nawiązywaniu kontaktu z nowymi potencjalnymi klientami. Oznacza to, że najpierw skontaktuje się ze wszystkimi nowymi potencjalnymi klientami, wysyłając im pierwszy etap sekwencji, a gdy wszyscy z listy otrzymają tę wiadomość, rozpocznie wysyłanie kolejnych wiadomości. To kolejna dość popularna funkcja, ponieważ zauważysz, że większość osób odpowie na Twój pierwszy e-mail, ale już w przypadku kolejnych wiadomości liczba odpowiedzi znacznie spadnie. Wysłanie tego pierwszego e-maila i skupienie się w ten sposób na zwiększeniu liczby odbiorców to świetny sposób na pozyskanie większej liczby potencjalnych klientów już na samym początku.

Istnieje też możliwość przeprowadzenia automatycznych testów od A do Z. Omówiliśmy to już nieco wcześniej, kiedy przyglądaliśmy się różnym opcjom, które możemy skonfigurować – na przykład w tematach wiadomości lub w samej treści e-maila. W tym miejscu możesz wybrać najważniejszy wskaźnik sukcesu. Na przykład przeanalizowaliśmy różne tematy wiadomości.

Możemy ustawić wskaźnik otwarć jako decydujący, a wtedy system automatycznie nada priorytet wariantowi o najlepszych wynikach – jest to kolejna bardzo popularna funkcja, którą oferujemy. Jest też funkcja dopasowywania dostawców. To kwestia, która czasami bywa nieco nieprzewidywalna, ale zauważyliśmy, że na przykład przesyłanie wiadomości z Outlooka do Outlooka przebiega sprawniej niż z Google do Outlooka. A jeśli korzystasz z różnych skrzynek odbiorczych – na przykład masz skrzynkę w Gmailu lub w Outlooku – możesz powiązać te usługi i ustawić, że jeśli system wykryje, iż potencjalny klient, do którego chcesz wysłać wiadomość, korzysta ze skrzynki w Outlooku, to wiadomość zostanie wysłana z Twojej skrzynki w Outlooku do tego odbiorcy. W ten sposób dopasowujesz swój system wysyłania wiadomości (ESP) do dostawcy usług pocztowych.

Możesz to włączyć tutaj lub skonfigurować własne reguły, np. „Chcę wysyłać wiadomości z Google tylko do Google”, „z Google do innych”, „z Outlooka do Google” itp. W tym miejscu możesz ustawić własne reguły. Czasami kontaktujesz się z wieloma osobami z tej samej firmy w ramach tej samej kampanii. W takiej sytuacji możesz włączyć opcję „Zablokuj odpowiedzi od tej firmy”. Gdy ktoś z tej firmy udzieli odpowiedzi, możesz zaprzestać wysyłania wiadomości e-mail do wszystkich pracowników tej firmy, aby uniknąć nieporozumień.

To samo dotyczy automatycznych odpowiedzi. Zalecamy pozostawienie tej opcji wyłączonej, ale niektórzy ją włączają, ponieważ czasami pojawia się wiadomość o nieobecności w biurze i chcą zapobiec wysyłaniu e-maili do tej osoby. Możesz to zrobić stamtąd. Jest też nagłówek z linkiem do rezygnacji z subskrypcji.

To opcja, którą możesz dodać do swoich wiadomości e-mail. Niektórzy dostawcy poczty elektronicznej obsługują tę funkcję, umożliwiając zapisanie się do subskrypcji jednym kliknięciem. Obowiązują w tym zakresie pewne przepisy i regulacje, na przykład w Kalifornii czy w Europie. Upewnij się, że zapoznałeś się z nimi.

Jeśli masz pytania, skontaktuj się z naszym zespołem. Ale masz tu opcję, która pozwala to automatycznie wstawić. Są też wiadomości e-mail, które mogą stanowić zagrożenie. Ponieważ codziennie przeglądamy mnóstwo różnych wiadomości e-mail – wysyłamy ich miliony – mamy całkiem niezłe pojęcie o tym, jakie wiadomości są ryzykowne i do kogo lepiej ich nie wysyłać.

Jeśli nadal chcesz wysyłać wiadomości na te ryzykowne adresy e-mail, możesz włączyć tę opcję tutaj, możesz nadpisać tę funkcję lub wyłączyć tzw. ochronę przed odrzuceniem wiadomości. Odradzamy to, ponieważ wysoki współczynnik odrzuceń może dość szybko zrujnować reputację Twojej domeny. Na koniec mamy jeszcze opcje CC i BCC. Można na przykład dodać tam swoich współpracowników, ale również opcja „Ukryte kopie” (BCC) jest często wykorzystywana w systemach CRM, aby umożliwić synchronizację każdej wysyłanej wiadomości e-mail z systemem CRM.

Jeśli na przykład chcesz korzystać z HubSpot, ale nie chcesz korzystać z naszej natywnej integracji z HubSpot ani z naszego zamkniętego systemu CRM, możesz skorzystać z opcji BCC dostępnej w tym miejscu. Gdy wszystko zostanie już skonfigurowane, Twoja kampania będzie gotowa do wysyłania wiadomości do skrzynek odbiorczych i pozyskiwania potencjalnych klientów. Jeśli nadal masz pytania dotyczące konfiguracji kampanii lub skuteczności dostarczania wiadomości, skontaktuj się z naszym zespołem pomocy technicznej.

‍