.avif)
Wykorzystaj potencjał sztucznej inteligencji dzięki Instantly
Znajduj potencjalnych klientów, rozszerzaj zasięg kampanii e-mailowych, docieraj do głównych skrzynek odbiorczych, angażuj odbiorców w bardziej przemyślany sposób i osiągaj lepsze wyniki dzięki sztucznej inteligencji.
Pierwsze kroki z agentami AI Reply w aplikacji Instantly
Prowadzenie kampanii e-mailowych na dużą skalę wiąże się z typowym wyzwaniem. Napływają nowe zgłoszenia, gromadzą się odpowiedzi i nagle zarządzanie skrzynką odbiorczą pochłania kilka godzin każdego dnia. Ciągłe sprawdzanie wiadomości, przygotowywanie odpowiedzi i kontaktowanie się z potencjalnymi klientami staje się przeszkodą hamującą rozwój. Każda nieudana odpowiedź oznacza potencjalnie straconą okazję do zawarcia transakcji.
Agenci wykorzystujący sztuczną inteligencję rozwiązują ten problem, przejmując najtrudniejsze zadania związane z prowadzeniem rozmów. Zamiast ręcznie odpowiadać na każde zapytanie, zastrzeżenie i wyrażenie zainteresowania, uczysz agenta, jak automatycznie obsługiwać te interakcje. W rezultacie otrzymujesz spójne i terminowe odpowiedzi, które zapewniają płynny przebieg rozmów, a jednocześnie pozwalają Ci skupić się na zadaniach o większej wartości.
Pułapka czasu w skrzynce odbiorczej
Zastanów się, ile czasu poświęcasz obecnie na przełączanie się między różnymi narzędziami, skrzynkami odbiorczymi i systemami przypomnień. Każda wiadomość wymaga przeczytania, przeanalizowania, sformułowania odpowiedzi, a często także ustawienia przypomnienia o dalszych działaniach. Wystarczy pomnożyć to przez dziesiątki lub setki codziennych odpowiedzi, a obciążenie staje się oczywiste.
Takie ręczne podejście powoduje również niespójności. W pośpiesznych odpowiedziach można przeoczyć istotne kwestie. Opóźnione odpowiedzi mogą osłabić dynamikę. Niektóre wiadomości nieuchronnie całkowicie giną w gąszczu innych. Ludzkie możliwości po prostu nie są w stanie nadążyć za tempem prowadzonych na szeroką skalę działań informacyjnych.
Agenci ds. odpowiedzi zajmują się każdym aspektem tego wyzwania. Reagują szybciej niż jakikolwiek człowiek, często już w ciągu kilku minut od otrzymania odpowiedzi. Zapewniają stałą jakość niezależnie od wielkości zamówienia. Nigdy nie zapominają o dalszych działaniach ani nie przeoczają odpowiedzi zagubionej w przepełnionej skrzynce odbiorczej.
Jak działają agenci Reply
Agent odpowiadający oparty na sztucznej inteligencji monitoruje odpowiedzi w ramach kampanii i obsługuje je zgodnie z ustalonymi przez Ciebie zasadami. Gdy potencjalny klient odpowie, agent zapoznaje się z wiadomością, określa odpowiednią kategorię odpowiedzi i albo odpowiada automatycznie, albo umieszcza sugerowaną odpowiedź w kolejce do sprawdzenia przez Ciebie.
Agent może obsługiwać różne typy odpowiedzi. Zainteresowani klienci otrzymują informacje o kolejnych krokach oraz propozycje terminów. Na zarzuty odpowiada się odpowiednimi kontrargumentami. Pytania wywołują odpowiednie odpowiedzi. Na negatywne odpowiedzi udzielamy uprzejmych odpowiedzi kończących rozmowę. Każdy typ interakcji jest zgodny z wytycznymi podanymi przez Ciebie podczas konfiguracji.
Oprócz generowania odpowiedzi agenci ds. obsługi wiadomości na bieżąco aktualizują etapy procesu sprzedaży i statusy w systemie CRM w miarę postępu rozmów. Dzięki tej automatyzacji Twoje systemy zawsze odzwierciedlają aktualny stan rzeczy, bez konieczności ręcznego wprowadzania danych.
Dwa tryby pracy
Instantly oferuje pracownikom obsługi klienta dwa podstawowe tryby pracy, z których każdy jest dostosowany do różnych preferencji i sytuacji.
Tryb „Human in the loop” zapewnia wsparcie ze strony sztucznej inteligencji przy jednoczesnym zachowaniu nadzoru ze strony człowieka. Agent tworzy inteligentne, spersonalizowane odpowiedzi na podstawie otrzymanych wiadomości, ale każda z nich jest najpierw sprawdzana i zatwierdzana przez Ciebie przed wysłaniem. Ten tryb sprawdza się dobrze podczas wstępnego testowania odpowiedzi generowanych przez sztuczną inteligencję lub gdy rozmowy wymagają subtelnego podejścia, które wolisz najpierw zweryfikować.
Tryb autopilota eliminuje etap weryfikacji, umożliwiając agentowi samodzielną reakcję. Zajmuje się wszystkim – od wstępnych odpowiedzi, przez działania następcze, aż po aktualizacje w systemie CRM – bez konieczności Twojej interwencji. Ten tryb zapewnia maksymalną wydajność i sprawdza się dobrze, gdy agent został już dokładnie przeszkolony i można polegać na jego ocenie sytuacji.
Większość zespołów zaczyna od trybu z udziałem człowieka, aby nabrać pewności, a następnie przechodzi na tryb automatyczny, gdy upewnią się, że agent działa zgodnie z oczekiwaniami.
Podstawowe ustawienia konfiguracyjne
Skonfigurowanie pierwszego agenta automatycznych odpowiedzi wymaga podjęcia kilku decyzji dotyczących ustawień. Interfejs przeprowadzi Cię przez każdy etap, ale zrozumienie dostępnych opcji pomoże Ci podjąć świadomą decyzję.
Sposób obsługi dalszych działań decyduje o tym, czy konsultant zajmuje się bieżącymi wątkami rozmów, czy też skupia się wyłącznie na udzielaniu wstępnych odpowiedzi. W przypadku większości kampanii warto zazwyczaj włączyć opcję wysyłania wiadomości uzupełniających.
Automatyczna obsługa poczty elektronicznej obejmuje takie odpowiedzi jak wiadomości o nieobecności w biurze. Wyłączenie tej opcji jest powszechną praktyką, ponieważ odpowiadanie na automatyczne odpowiedzi rzadko przyczynia się do rozwoju rozmowy. Niektóre zespoły włączają tę opcję jednak w przypadku kampanii o niewielkim zasięgu, gdzie dodatkowa aktywność sprzyja skuteczności dostarczania wiadomości.
Opcja „Obsługa sprzeciwów” określa, czy konsultant ma reagować na odmowne odpowiedzi. Po włączeniu tej funkcji agent uprzejmie kończy rozmowy z potencjalnymi klientami, którzy nie są zainteresowani, zamiast pozostawiać wątki nierozwiązane. Pomija jedynie najbardziej wrogie komentarze, na które nie warto odpowiadać.
Wybór kampanii i konta
Agenci ds. odpowiedzi mogą działać we wszystkich kampaniach lub skupiać się na konkretnych segmentach. Tagi stanowią mechanizm umożliwiający takie kierowanie. Oznaczając kampanie lub konta, możesz przypisywać różnych konsultantów do różnych kontekstów.
Ta elastyczność pozwala na tworzenie zaawansowanych konfiguracji. Można powierzyć jednemu przedstawicielowi obsługę jednej linii produktów o określonych cechach i argumentach sprzedażowych, podczas gdy inny przedstawiciel zajmuje się innym produktem o odmiennych właściwościach. W kampaniach prowadzonych przez zespół sprzedaży mogą brać udział inni konsultanci niż w kampaniach związanych z obsługą klientów.
Dopasowanie konsultantów do konkretnych sytuacji gwarantuje, że wskazówki, ton wypowiedzi i informacje przekazywane przez każdego konsultanta są dostosowane do prowadzonych rozmów.
Fundacja na rzecz Szkoleń
Wstępna konfiguracja stanowi podstawę strukturalną dla Twojego agenta odpowiadającego. Kolejny kluczowy etap polega na wyszkoleniu agenta poprzez szczegółowe wskazówki, które określają, w jaki sposób ma on faktycznie reagować w różnych sytuacjach.
Ten proces wymaga przeanalizowania schematów typowych rozmów. Jakie pytania najczęściej zadają potencjalni klienci? Jakie zastrzeżenia zgłaszają? Jakie informacje należy zawsze podawać? Czego nigdy nie należy mówić?
Przekształcenie tej wiedzy w jasne wytyczne pozwala przedstawicielowi skutecznie reprezentować Państwa firmę. Czas poświęcony na odpowiednie skonfigurowanie systemu bezpośrednio wpływa na jakość automatycznych odpowiedzi, które otrzymują potencjalni klienci.
Transkrypcja filmu
Ile czasu tracisz na sprawdzanie skrzynki odbiorczej, czekanie na odpowiedzi i zamartwianie się, czy nie zapomniałeś skontaktować się z potencjalnym klientem? Jeśli wysyłasz masowo wiadomości e-mail do nieznanych odbiorców, zazwyczaj właśnie to stanowi wąskie gardło. Spędzasz godziny, przeskakując między narzędziami, skrzynkami odbiorczymi i przypomnieniami, a powiedzmy sobie szczerze – przeoczenie jednej odpowiedzi może oznaczać utratę transakcji. Dlatego zamierzamy natychmiast skonfigurować tam agenta odpowiadającego na podstawie sztucznej inteligencji.
Ten bot analizuje i odpowiada na każdą otrzymaną wiadomość – szybciej i często lepiej niż zrobiłby to człowiek. W razie potrzeby może Cię włączyć do procesu, można go nauczyć działania zgodnie z Twoim planem działania, a agent może nawet aktualizować system CRM w miarę postępów w transakcji. Zamiast tracić czas na przeglądanie skrzynki odbiorczej, pozwól, by agent zajął się najtrudniejszymi zadaniami, a Ty skup się na doprowadzeniu do końca rozmów, które naprawdę mają znaczenie. W tym mini-kursie pokażę Ci krok po kroku, jak skonfigurować własnego agenta automatycznych odpowiedzi, dzięki czemu nie będziesz już musiał sprawdzać skrzynki odbiorczej sto razy dziennie i będziesz mógł rozwijać działania w zakresie outreachu bez zwiększania nakładu pracy ręcznej.
Zacznijmy więc od stworzenia Twojego pierwszego agenta odpowiadającego z wykorzystaniem sztucznej inteligencji.
To jest dokładnie ten ekran, który zobaczysz w momencie konfigurowania swojego pierwszego agenta AI. Teraz przejdź do przycisku „Dodaj nowego”, aby skonfigurować swojego pierwszego agenta. Zostaniesz poproszony o nadanie nazwy agentowi; możemy wybrać nazwę, która będzie go dobrze opisuje, ale w naszym przypadku nazwiemy go „agentem testowym”.
W tym miejscu możesz wybrać jeden z dwóch trybów działania agenta AI. Dostępne są tryb z udziałem człowieka oraz tryb autopilota. Oba urządzenia działają dokładnie tak, jak opisano w instrukcji. W trybie „human in the loop” system będzie tworzył za Ciebie inteligentne, spersonalizowane odpowiedzi, które najpierw przejrzysz.
Większość osób zaczyna korzystać z botów AI, które podsuwają im gotowe propozycje, więc praca jest wykonywana za nich – nie trzeba ręcznie pisać wszystkich tych e-maili. Jednak w niektórych przypadkach mogą pojawić się sytuacje, w których nie czujesz się w stu procentach komfortowo, wysyłając wiadomość w swoim imieniu, albo po prostu mówisz: „tutaj muszę uzyskać nieco więcej wskazówek, aby móc właściwie odpowiedzieć na Twoje pytanie, zadać odpowiednie pytania uzupełniające lub wysłać tej osobie odpowiednie materiały”. Właśnie tak to będzie działać: system zaproponuje Ci te odpowiedzi, a Ty będziesz decydować, które z nich wybrać. Tryb Autopilota lub tryb w pełni autonomiczny znów działa dokładnie tak, jak sugeruje jego nazwa.
System automatycznie odpowie na wszystkie wiadomości e-mailowe dotyczące Twoich zapytań, dzięki czemu nie musisz się o nic martwić ani obawiać utraty potencjalnych klientów. Ponadto automatycznie zaktualizuje etapy potencjalnych klientów i standardy CRM, co stanowi kolejną ogromną oszczędność czasu i naprawdę pomaga w umieszczeniu wszystkich potencjalnych klientów we właściwym miejscu we właściwym czasie. Działa to przez całą dobę, bez konieczności ręcznej weryfikacji i bez konieczności wprowadzania danych – właśnie ten tryb wybierzemy w tym samouczku.
Teraz przejdziemy do kilku podstawowych ustawień, o których potwierdzenie poproszę. Czy agent powinien zajmować się kontaktami następczymi? To całkiem proste, a potem pojawia się pytanie, czy agent powinien odpowiadać na automatyczne wiadomości e-mail, takie jak na przykład powiadomienia o nieobecności w biurze. Często się to wyłącza, jednak w niektórych przypadkach warto rozważyć pozostawienie tej opcji włączonej, zwłaszcza gdy wysyłasz e-maile o bardzo małej objętości. Warto nieco naśladować naturalną wymianę korespondencji e-mailowej, ponieważ w dłuższej perspektywie wpłynie to pozytywnie na dostarczalność wiadomości i reputację nadawcy. Ale z drugiej strony zajmuje to przepustowość wysyłkową, więc zazwyczaj najlepiej jest po prostu tę opcję wyłączyć.
A także to, czy powinni reagować na zastrzeżenia, odmowy lub negatywne odpowiedzi. Jeśli najedziesz kursorem na tę małą ikonkę, wyświetli się więcej informacji na ten temat. Nie będzie odpowiadać nawet na najbardziej negatywne komentarze. Jeśli ktoś ma naprawdę kiepski dzień i każe ci się wynosić, to ta funkcja to zignoruje.
W niektórych przypadkach warto jednak odpowiedzieć na zastrzeżenia, na przykład gdy ktoś powie, że już korzysta z usług konkurencji, albo gdy ktoś po prostu stwierdzi: „Dziękuję bardzo, ale to nie dla mnie”. Dobrą praktyką jest odpowiedzieć na to i powiedzieć: „Oczywiście, bardzo dziękuję za poświęcony czas i życzę miłego dnia”. Właśnie to zapewni ta opcja. Po kliknięciu przycisku „Kontynuuj” pojawi się prośba o wybranie kampanii i kont, nad którymi chcemy pracować.
Aby to skonfigurować, możesz przypisać różne tagi do swoich kampanii i kont, a następnie wybrać je w tym miejscu. Można by na przykład powiedzieć, że w przypadku naszego produktu numer jeden chcemy skonfigurować agenta obsługi klienta numer jeden, ponieważ ten zestaw produktów ma inne funkcje, inne procedury operacyjne, z których korzystamy wewnętrznie, i tak dalej. A zatem produkt numer dwa to po prostu zupełnie inny środek. To jeden z przykładów zastosowania.
Innym przykładem zastosowania może być sytuacja, w której chcesz zarządzać kontami przypisanymi do zespołu sprzedaży, ale nie do zespołu opiekunów klienta, ani do swojego zespołu, czy jakiegokolwiek innego. Istnieje wiele różnych zastosowań tej funkcji, a zarządzanie nią odbywa się za pomocą tagów – właśnie tutaj można ją skonfigurować. Po kliknięciu „Kontynuuj” przejdziesz do sekcji poradnika agenta AI. To wymaga nieco bardziej szczegółowego omówienia, więc zostawię to na następny film.
Zasoby
Kursy
.svg)
Podpowiedzi
%20(1).svg)
Odblokuj moc AI
Z
Zacznij już teraz, aby uzyskać dostęp do ekskluzywnych szablonów i przenieść swoje projekty na wyższy poziom.
Nie pozwól, by słaba dostarczalność zniweczyła Twoje możliwości sprzedaży. Dołącz do ponad 50 000 zespołów sprzedażowych, które przeszły na Instantly, aby zapewnić lepszą widoczność wiadomości w skrzynkach odbiorczych, wyższy wskaźnik odpowiedzi i większą liczbę sfinalizowanych transakcji.
Bez karty kredytowej.
.svg)
%20(1).svg)