Kampagnen für den Erfolg aufsetzen

Die meisten Leute verschicken Kaltakquise-E-Mails, aber nur sehr wenige erhalten tatsächlich eine Antwort. Und der Unterschied hängt fast immer davon ab, wie man seine Kampagnen aufbaut. Wenn Ihre Kampagnen nicht richtig aufgebaut sind, führt das zu einer schlechten Zustellbarkeit, verpassten Leads und einer Menge Zeit, die umsonst investiert wurde. Die gute Nachricht ist: Das ist gar nicht so schwer, man muss nur die einzelnen Schritte kennen.

In dieser praktischen Übung zeige ich Ihnen genau, wie Sie im Handumdrehen Kampagnen einrichten, damit Ihre E-Mails im Posteingang landen, geöffnet werden und tatsächlich zu Interaktionen führen. Wir gehen auf die wichtigsten Einstellungen ein, zeigen Ihnen, welche häufigen Fehler Sie vermeiden sollten, und verraten Ihnen die kleinen Kniffe, die einen großen Unterschied bei den Antwortraten machen. Am Ende werden Sie wissen, wie Sie Kampagnen starten, um echte Ergebnisse zu erzielen. Lassen Sie uns gleich loslegen.

Und schon befinden wir uns auf der Registerkarte „Kampagnen“ – hier können Sie Ihre neuen Kampagnen starten. Das ist der einfache Teil. Wenn du hier bist, musst du nur auf „Neu hinzufügen“ klicken, woraufhin du aufgefordert wirst, eine neue Kampagne zu erstellen. Geben Sie einen Kampagnennamen ein, der die Kampagne, die Sie starten möchten, treffend beschreibt, und klicken Sie auf „Weiter“.

Das war's. Nun ist Ihre Kampagne erstellt, aber jetzt kommt der schwierigere Teil.

Normalerweise fangen wir damit an, Leads zu einer Kampagne hinzuzufügen, aber man kann auch damit beginnen, die Sequenzen bereits zu erstellen, damit sie bereitstehen – denn die Leads, die zuerst eintreffen, werden dort einsteigen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Sie Leads zu Ihrer Kampagne hinzufügen können.

Sie können eine CSV-Datei hochladen – vielleicht haben Sie eine CSV-Datei von einem Tool wie Phantom Buster erhalten oder etwas aus einer anderen Datenbank heruntergeladen – und möchten diese sofort importieren.

Das geht ganz einfach über die Funktion „CSV hochladen“: Ordne einfach die richtigen Felder den richtigen Spalten zu, und schon kann es losgehen. Sie können auch SuperSearch nutzen, unsere interne Datenbank, in der Sie nach Leads suchen können, die Ihren Anforderungen entsprechen.

Sie können sie manuell eingeben. Wenn Sie also Personen haben, mit denen Sie vielleicht auf einer Konferenz gesprochen haben und die Sie hier hinzufügen möchten, können Sie dies manuell tun. Oder Sie können eine direkte Verknüpfung mit Google Tabellen herstellen. Vielleicht hast du irgendwo in Google Drive eine Google-Tabelle, in der du die Arbeit bereits erledigt hast – alle E-Mails sind dort gespeichert – und du kannst diese ganz einfach mit deiner Instantly-Kampagne synchronisieren. Als Nächstes kommt der wirklich spannende Teil, nämlich die Sequenzen.

Hier schreiben Sie Ihre Sequenzen. Nun kann es schon einschüchternd sein, so auf einen leeren Bildschirm zu starren, und genau deshalb finden Sie hier unten mehrere KI-Tools, die Teil von Instantly sind. Sobald Sie darauf klicken, können Sie den AI Sequence Writer nutzen. Und sobald Sie eine Textsequenz haben – sei es, dass Sie den AI Writer genutzt oder den Text selbst verfasst haben –, können Sie den SpinText Writer verwenden, um anschließend SpinText hinzuzufügen.

Wenn Sie nicht genau wissen, was SpinText ist, schauen Sie doch einfach in unserem Hilfe-Bereich nach, denn es ist wirklich hilfreich für die Zustellbarkeit. Zu guter Letzt kannst du deine Texte noch einmal durchsehen und sicherstellen, dass sie keine Spam-Wörter enthalten. Das sind Wörter, die häufig von Spamfiltern abgefangen werden, sodass Ihre E-Mail nicht im Posteingang landet.

Wenn Sie die KI starten, fragt Sequence Writer Sie nach allgemeinen Informationen zu Ihrem Unternehmen, zum Beispiel nach dem Firmennamen, der in unserem Fall „instantly“ lautet.

Anschließend werden Sie im weiteren Verlauf dazu aufgefordert, weitere Angaben dazu zu machen, was Sie erreichen möchten, für wen das Angebot bestimmt ist und wie der Ablauf aussieht, sowie Ihr wichtigstes Alleinstellungsmerkmal zu nennen. Das ist das Tolle an künstlicher Intelligenz. Sie können einfach die entsprechenden Informationen eingeben, und das Tool generiert dann personalisierte und auf Ihre Zielgruppe zugeschnittene Abläufe, die auf die Tätigkeit Ihres Unternehmens abgestimmt sind. Instantly bietet zudem automatisierte Tests von A bis Z. Das bedeutet, dass Sie verschiedene Varianten hinzufügen können. Man könnte das zum Beispiel für etwas Einfaches wie das Testen verschiedener Betreffzeilen nutzen, wobei die eine Betreffzeile vielleicht „Betreff Nummer eins“ und die andere „Betreff Nummer zwei“ lauten würde.

Und dann kannst du sehen, welche am häufigsten geöffnet wird, und dann diejenige aktivieren, die am häufigsten geöffnet wird, und diejenige deaktivieren, die am seltensten geöffnet wird. Wenn du sehen möchtest, wie deine E-Mail aussieht, kannst du jederzeit hier auf die Schaltfläche „Vorschau“ klicken. Sie können sich genau ansehen, wie die E-Mail aussehen würde. Hier können Sie einen bestimmten Lead auswählen und sehen, wie dessen Name oder die Variablen, die Sie in die Kampagne hochgeladen haben, ausgefüllt werden.

Sie können hier direkt eine Test-E-Mail versenden, um zu sehen, wie sie genau in Ihrem Posteingang angezeigt wird. Außerdem können Sie Ihren Zustellbarkeits-Score überprüfen. Dabei wird ein Test durchgeführt, um festzustellen, wie gut Ihre Posteingänge eingerichtet sind und wie Ihre E-Mail unter Berücksichtigung gängiger Spamfilter abschneidet. Sie können hier verschiedene Variablen wie Vorname, Nachname, Firmenname, aber auch benutzerdefinierte Variablen einfügen und diese in Ihre Vorlage einfügen. Hier unten findest du weitere Optionen, die dir dabei helfen, Sequenzen zu erstellen und E-Mails so zu gestalten, dass sie besser ankommen. Es gilt beispielsweise als bewährte Vorgehensweise, E-Mails ausschließlich im Klartext zu versenden.

Das kannst du von hier aus erledigen.

Hier können Sie verschiedene Zeitpläne einrichten. Sie können beispielsweise Zeitpläne erstellen, die das Wochenende einschließen, Zeitpläne, die das Wochenende nicht einschließen, oder Zeitpläne für verschiedene Zeitzonen, und so herausfinden, was für Ihr Publikum am besten funktioniert. Dieser Teil ist ziemlich einfach, daher werde ich mich nicht allzu lange mit diesem Reiter aufhalten. Dann unter „Optionen“ – hier solltest du am meisten Zeit verbringen.

Hier können Sie die Konten auswählen, die Sie verwenden möchten. Sie können mehrere Konten hinzufügen, und das System wechselt automatisch zwischen den verschiedenen Konten, sodass pro Konto nur wenige E-Mails pro Stunde versendet werden, um die Zustellbarkeit zu optimieren. Sie können verschiedene Funktionen aktivieren, beispielsweise das Versenden von E-Mails unterbinden oder eine automatische Antwort senden. Das bedeutet, sobald jemand antwortet, werden die in deiner Sequenz enthaltenen Folge-E-Mails nicht mehr versendet. Sie können eine offene Nachverfolgung hinzufügen.

Sie können es ein- oder ausschalten. Es gilt allgemein als bewährte Vorgehensweise, diese Funktion auszuschalten, auch wenn es sich vielleicht ein wenig so anfühlt, als würde man blind fliegen. Manche Spam-Filter erkennen bestimmte Links und Tracking-Elemente und lassen die E-Mails nun wieder in den Posteingang durch. Darüber hinaus gibt es noch einige weitere empfohlene Tools zur Lieferoptimierung, die wir auf der Grundlage von Millionen von Datenpunkten direkt integriert haben.

Wir empfehlen, Ihre E-Mails immer als reinen Text zu versenden, also ohne HTML, oder zumindest die erste E-Mail als reinen Text zu versenden; in den Folge-E-Mails können Sie dann eventuell anklickbare Links einfügen. Aber wenn diese erste E-Mail nur aus Text besteht, hilft das immer sehr dabei, in den Posteingang zu gelangen. Dann können Sie ein Datenlimit festlegen, also die maximale Anzahl an E-Mails, die pro Tag für diese Kampagne versendet werden dürfen. Und dann ist es an der Zeit, sich mit den erweiterten Optionen zu befassen.

Sie können die Zuständigkeiten im CRM verwalten. Sie können verschiedene Kampagnen für verschiedene Vertriebsmitarbeiter in Ihrem Team oder für verschiedene Personen in Ihrem Unternehmen im Allgemeinen erstellen. Und hier können Sie den Eigentümer für die Leads festlegen, die im Rahmen dieser Kampagne generiert werden. Sie können für Ihre Kampagnen verschiedene Tags verwenden.

Damit können Sie Ihre Kampagnen verwalten und gruppieren. Manche Kampagnen dienen vielleicht der Lead-Generierung, andere als Lead-Magnet, wieder andere als Verkaufskampagnen, und manche sind vielleicht Multi-Funnel-Kampagnen. Du kannst benutzerdefinierte Tags verwenden, um das zu organisieren. Dann gibt es noch die Sender-Muster-Setter, die ebenfalls sehr wichtig sind.

Es wird empfohlen, einen größeren zeitlichen Abstand zwischen den E-Mails einzuhalten. Das bedeutet also, dass nach dem Versand der ersten E-Mail beispielsweise mindestens neun Minuten vergehen müssen, bevor die nächste E-Mail versendet wird – was wiederum eine gängige bewährte Vorgehensweise ist, um nicht in den Spam-Ordner zu geraten. Und du kannst noch eine weitere Zufallsfunktion einbauen, denn wenn du alle zehn Minuten eine E-Mail verschickst, wird das von Spamfiltern ziemlich schnell erkannt. Sie können festlegen, wie viele neue Leads Sie pro Tag maximal kontaktieren möchten.

Sie können der Kontaktaufnahme mit neuen Interessenten Vorrang einräumen. Das bedeutet also, dass zunächst alle neuen Interessenten angesprochen werden, indem der erste Schritt Ihrer Sequenz versendet wird. Sobald alle Personen auf Ihrer Liste diesen ersten Schritt erhalten haben, beginnt das System mit dem Versand der Folge-E-Mails. Auch das ist eine ziemlich beliebte Funktion, denn du wirst feststellen, dass die meisten Leute zwar auf deine erste E-Mail antworten, aber bei den Folge-E-Mails die Rücklaufquote stark abnimmt. Wenn Sie also diese erste E-Mail versenden und Ihre Absenderkapazität entsprechend priorisieren, ist das eine hervorragende Möglichkeit, schon frühzeitig mehr Leads zu generieren.

Außerdem gibt es die Möglichkeit automatisierter A-bis-Z-Tests. Das haben wir bereits vorhin kurz angesprochen, als wir uns die verschiedenen Variablen angesehen haben, die wir festlegen können – sei es für die Betreffzeilen oder für den eigentlichen E-Mail-Text. Hier können Sie die für Sie wichtigste Erfolgskennzahl festlegen. Wir haben uns zum Beispiel verschiedene Betreffzeilen angesehen.

Wir können die Öffnungsrate als entscheidende Kennzahl festlegen, woraufhin die leistungsstärkste Variante automatisch priorisiert wird – auch das ist eine sehr beliebte Funktion, die wir anbieten. Dann gibt es noch das Anbieter-Matching. Das ist zwar manchmal ein wenig wie ein bewegliches Ziel, aber wir haben festgestellt, dass beispielsweise die Übertragung von Outlook zu Outlook besser funktioniert als die von Google zu Outlook. Und wenn Sie verschiedene Posteingänge haben, beispielsweise einen Gmail-Posteingang oder mehrere Outlook-Posteingänge, können Sie diese Anbieter miteinander verknüpfen und festlegen: Wenn wir feststellen, dass der potenzielle Kunde, an den Sie die E-Mail senden möchten, einen Outlook-Posteingang hat, dann soll die E-Mail von meinem Outlook-Posteingang an diesen Kunden gesendet werden. Auf diese Weise stimmen Sie Ihren ESP und Ihren E-Mail-Dienstanbieter aufeinander ab.

Das können Sie hier aktivieren, oder Sie können benutzerdefinierte Regeln festlegen, mit denen Sie beispielsweise festlegen können: „Ich möchte E-Mails von Google nur an Google weiterleiten, E-Mails von Google an andere, E-Mails von Outlook an Google“ usw. Dort können Sie Ihre eigenen Regeln festlegen. Manchmal kontaktieren Sie im Rahmen derselben Kampagne mehrere Personen innerhalb desselben Unternehmens. In diesem Fall können Sie die Funktion „Unternehmensantwort unterbinden“ aktivieren. Sobald jemand aus diesem Unternehmen antwortet, können Sie aufhören, E-Mails an alle Mitarbeiter dieses Unternehmens zu senden, um Verwirrung zu vermeiden.

Das Gleiche gilt für automatische Antworten. Wir empfehlen, diese Funktion deaktiviert zu lassen, aber manche Nutzer schalten sie ein, weil es manchmal eine Abwesenheitsnotiz gibt und man keine E-Mails mehr an diese Person senden möchte. Das kannst du von dort aus erledigen. Dann gibt es noch die Kopfzeile mit dem Link zum Abmelden.

Das ist eine Option, die Sie in Ihre E-Mails einfügen könnten. Einige E-Mail-Anbieter unterstützen diese Funktion, um eine Anmeldung mit einem Klick zu ermöglichen. Dafür gibt es bestimmte Vorschriften und Bestimmungen, zum Beispiel in Kalifornien und in Europa. Informiere dich unbedingt darüber.

Wenn Sie Fragen haben, wenden Sie sich bitte an unser Team. Aber genau hier haben Sie die Möglichkeit, das automatisch einzufügen. Dann gibt es noch riskante E-Mails. Da wir täglich Millionen von E-Mails bearbeiten, haben wir ein ziemlich gutes Gespür dafür, welche E-Mails riskant sind und an wen Sie solche E-Mails vielleicht besser nicht senden sollten.

Wenn Sie dennoch E-Mails an diese risikobehafteten Adressen senden möchten, können Sie diese Funktion hier aktivieren; Sie können diese Funktion außer Kraft setzen und den sogenannten Bounce-Schutz deaktivieren. Wir raten davon ab, denn eine hohe Absprungrate kann den Ruf Ihrer Domain ziemlich schnell ruinieren. Und schließlich gibt es noch die Optionen „CC“ und „BCC“. Sie könnten dort beispielsweise Ihre Kollegen hinzufügen, aber auch die BCC-Option wird manchmal in CRM-Systemen genutzt, damit Sie jede einzelne E-Mail, die Sie versenden, mit Ihrem CRM synchronisieren können.

Wenn Sie beispielsweise HubSpot nutzen möchten, aber nicht unsere native HubSpot-Integration oder unser geschlossenes CRM, können Sie direkt dort die BCC-Option verwenden. Sobald all das eingerichtet ist, kann Ihre Kampagne loslegen, um in den Posteingängen zu landen und Leads für Sie zu generieren. Sollten Sie noch Fragen zur Einrichtung von Kampagnen oder zur Zustellbarkeit haben, wenden Sie sich bitte an unser Support-Team.

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