Grundlagen der Infrastruktur – Erste Schritte 5
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Grundlagen der Einrichtung
Eine ordnungsgemäße Einrichtung bildet die Grundlage für alles, was danach kommt. In dieser Lektion werden die wesentlichen Konfigurationsschritte behandelt, die jede Infrastruktur für die Kaltakquise benötigt. Wenn Sie diese Grundlagen richtig umsetzen, beugen Sie Problemen vor und schaffen die Voraussetzungen für den Erfolg Ihres Unternehmens.
DNS-Authentifizierung
Die DNS-Authentifizierung stellt sicher, dass Ihre E-Mails tatsächlich von Ihrer Domain stammen. Drei Protokolle arbeiten zusammen, um diese Überprüfung durchzuführen.
SPF (Sender Policy Framework) teilt den empfangenden Servern mit, welche Mailserver berechtigt sind, E-Mails von Ihrer Domain zu versenden. Sie veröffentlichen diese Informationen als DNS-Eintrag. Wenn Server E-Mails erhalten, die angeblich von Ihrer Domain stammen, überprüfen sie Ihren SPF-Eintrag, um sicherzustellen, dass der sendende Server autorisiert ist.
DKIM (DomainKeys Identified Mail) versieht Ihre E-Mails mit einer kryptografischen Signatur. Sie veröffentlichen einen öffentlichen Schlüssel im DNS, und Ihr sendender Server signiert E-Mails mit dem entsprechenden privaten Schlüssel. Empfangsserver verwenden den öffentlichen Schlüssel, um Signaturen zu überprüfen und sicherzustellen, dass E-Mails nicht verändert wurden und tatsächlich von Ihrer Domain stammen.
DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance) verbindet SPF und DKIM miteinander. Es legt fest, was bei einer fehlgeschlagenen Authentifizierung geschehen soll, und ermöglicht die Erstellung von Berichten über die Authentifizierungsergebnisse. DMARC bietet Ihnen Einblick darin, wie Ihre Domain für E-Mails genutzt wird.
Konfigurieren von Authentifizierungsdatensätzen
Um die Authentifizierung einzurichten, müssen Sie DNS-Einträge für Ihre sendenden Domains hinzufügen.
In den SPF-Einträgen sind alle Server aufgeführt, die in Ihrem Namen E-Mails versenden. Dazu gehören die Server von Instantly.ai sowie alle anderen Dienste, die E-Mails über Ihre Domain versenden. Die Plattform stellt die entsprechende Include-Anweisung bereit, die hinzugefügt werden muss.
DKIM-Einträge veröffentlichen den öffentlichen Schlüssel, der zur Überprüfung Ihrer E-Mail-Signaturen verwendet wird. Die Plattform generiert diese Schlüssel und stellt die hinzuzufügenden DNS-Einträge bereit. Jede Domain benötigt eine eigene DKIM-Konfiguration.
DMARC-Einträge starten im Überwachungsmodus, um einen Überblick zu gewinnen, ohne die Zustellung zu gefährden. Mit zunehmendem Vertrauen können DMARC-Richtlinien für einen besseren Schutz in den Quarantäne- oder Ablehnungsmodus versetzt werden.
Es dauert eine Weile, bis sich DNS-Änderungen im Internet durchgesetzt haben. Warten Sie nach dem Vornehmen von Änderungen einige Stunden, bevor Sie den Test durchführen. Bei vorzeitigen Tests treten häufig Fehler auf, die sich nach Abschluss der Ausbreitung von selbst beheben.
Konfiguration der Tracking-Domain
Benutzerdefinierte Tracking-Domains erfordern eine eigene DNS-Konfiguration.
CNAME-Einträge leiten Ihre Tracking-Subdomain auf die Tracking-Server von Instantly.ai weiter. Dadurch wird eine Verbindung hergestellt, über die die Plattform das Tracking für Sie übernehmen kann, während Sie Ihren Domainnamen verwenden.
SSL-Zertifikate sichern die Verbindung zwischen den Empfängern und Ihrer Tracking-Domain. Sobald das DNS korrekt konfiguriert ist, übernimmt die Plattform die Bereitstellung und Erneuerung von Zertifikaten automatisch.
Die Überprüfung über die Plattform bestätigt, dass die Einrichtung der Tracking-Domain abgeschlossen ist. Die Plattform überprüft die DNS-Konfiguration und den SSL-Status und meldet alle Probleme, die behoben werden müssen.
Einstellungen für den Versand
Über die Authentifizierung hinaus steuern die Sendeeinstellungen das Verhalten Ihrer Konten.
Die täglichen Versandlimits legen fest, wie viele E-Mails pro Konto täglich versendet werden dürfen. Diese Limits schützen die Reputation des Kontos, indem sie plötzliche Volumensprünge verhindern. Legen Sie Grenzwerte fest, die Ihrer Aufwärmphase und Ihren Kapazitätsplänen entsprechen.
Versandfenster legen fest, wann E-Mails versendet werden. Das Versenden während der Geschäftszeiten in den Zeitzonen der Empfänger führt in der Regel zu einer höheren Interaktionsrate. Passen Sie die Fenster an die Arbeitsgewohnheiten Ihrer Zielgruppe an.
Mit den Verzögerungseinstellungen wird zwischen einzelnen E-Mails eine Pause eingefügt. Kleine zufällige Verzögerungen lassen die Sende-Muster natürlicher wirken. Anbieter rechnen damit, dass es gewisse Unterschiede darin gibt, wie Menschen E-Mails versenden.
Die Einstellungen für die Erkennung von Antworten legen fest, wie die Plattform Antworten identifiziert und weiterleitet. Eine korrekte Konfiguration stellt sicher, dass Antworten in Ihrer Benutzeroberfläche angezeigt werden und die entsprechenden Automatisierungen auslösen.
Erstprüfung
Überprüfen Sie nach Abschluss der Einrichtung, ob alles ordnungsgemäß funktioniert, bevor Sie echte Kampagnen versenden.
Senden Sie Test-E-Mails an sich selbst und Ihre Kollegen. Stellen Sie sicher, dass E-Mails ankommen, die Absenderangaben korrekt angezeigt werden und die Links ordnungsgemäß funktionieren. Überprüfen Sie den Spam-Ordner, um sicherzustellen, dass die E-Mails im Posteingang ankommen.
Verwenden Sie E-Mail-Testtools, um die Authentifizierung zu überprüfen. Dienste, die E-Mail-Header analysieren, können bestätigen, dass SPF, DKIM und DMARC die Überprüfung bestehen. Diese Überprüfung deckt Konfigurationsfehler auf, bevor sie sich auf den tatsächlichen Versand auswirken.
Vergewissern Sie sich, dass die Plattformeinstellungen Ihren Vorstellungen entsprechen. Überprüfen Sie die Grenzwerte, Zeitfenster und andere Konfigurationseinstellungen noch einmal. Fehler, die jetzt entdeckt werden, lassen sich viel leichter beheben als solche, die erst während der Kampagnen auffallen.
Eine Dokumentation erleichtert die spätere Wartung. Halten Sie fest, was Sie konfiguriert haben und warum. Wenn Einstellungen später angepasst werden müssen, hilft Ihnen die Dokumentation dabei, den aktuellen Stand und die Gründe dafür nachzuvollziehen.
Videotranskript
Sobald Ihre Konten verbunden sind, müssen Sie einige wichtige Konfigurationsschritte durchführen, um sicherzustellen, dass Ihre Infrastruktur absolut sicher ist. Der erste Punkt ist die DNS-Authentifizierung. Das bedeutet, dass Sie in den DNS-Einstellungen Ihrer Domain SPF-, DKIM- und DMARC-Einträge einrichten müssen.
Das klingt vielleicht einschüchternd, bedeutet aber im Grunde nur, dass Sie den E-Mail-Anbietern nachweisen müssen, dass Ihre E-Mails seriös und autorisiert sind. Stell dir das wie einen Reisepass vor. Ohne diese Stempel wirkst du an der Grenze verdächtig. Mit ihnen kommst du mühelos durch.
Warum ist das wichtig? Denn ohne diese Einträge steigen deine Chancen, als Spam eingestuft zu werden, sprunghaft an. Und damit signalisieren Sie Anbietern wie Google und Outlook: Ja, diese Nachricht stammt tatsächlich von uns und wurde nicht manipuliert. Die gute Nachricht ist: Du musst dir nicht merken, wie DNS funktioniert.
Wir haben eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die dir genau zeigt, wo du klicken und was du einfügen musst. Es dauert nur ein paar Minuten, und wenn es erledigt ist, ist es erledigt. Der zweite Teil ist Ihre Tracking-Domain. Standardmäßig wird Ihnen eine zur Verfügung gestellt, aber wenn Sie die volle Kontrolle über Ihre Reputation haben möchten, ist es ratsam, eine eigene Tracking-Domain einzurichten.
Auf diese Weise teilst du dir den Ruf mit niemandem und hast die Kontrolle über den Zustand deiner Domain vollständig in der Hand. Wenn Sie nicht vorhaben, Öffnungen oder Klicks zu erfassen, können Sie diesen Schritt überspringen, doch für die meisten Absender ist es von Vorteil, eine eigene zu haben. Als Letztes kommen noch deine Sendeeinstellungen. Hier geht es darum, wie viele Nachrichten täglich versendet werden, wie viel Zeit zwischen ihnen liegt und wie Ihr tägliches Versandmuster aussieht.
Der Schlüssel liegt darin, menschliches Verhalten nachzuahmen. Du willst doch nicht jeden Tag pünktlich um neun Uhr morgens zweihundert E-Mails verschicken. Das wirkt irgendwie mechanisch. Sie wünschen sich natürliche Abstände, einen schrittweisen Aufbau und sichere Tageshöchstgrenzen.
Kurz gesagt: Die Einstellungen für DNS-Tracking und -Versand sind die Grundpfeiler der Konfiguration. Sie sind zwar nicht auffällig, aber sie sorgen dafür, dass deine Botschaften ankommen. Und sobald sie einmal eingerichtet sind, muss man sie kaum noch anfassen.
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