Cómo preparar campañas para que tengan éxito

La mayoría de la gente envía correos electrónicos no solicitados, pero muy pocos consiguen realmente una respuesta. Y la diferencia casi siempre radica en cómo configuras tus campañas. Si tus campañas no están bien estructuradas, acabarás teniendo una baja tasa de entrega, clientes potenciales desperdiciados y habrás dedicado un montón de tiempo para nada. La buena noticia es que hacerlo bien no es complicado; solo hay que seguir los pasos.

En este tutorial práctico, te mostraré exactamente cómo configurar campañas al instante, para que tus correos lleguen a las bandejas de entrada, se abran y generen conversaciones. Abordaremos los ajustes clave, los errores habituales que hay que evitar y esos pequeños retoques que marcan una gran diferencia en las tasas de respuesta. Al final, sabrás cómo lanzar campañas para obtener resultados reales. Vamos a ello.

Ya estamos en la pestaña «Campañas», y aquí es donde puedes crear tus nuevas campañas. Eso es lo fácil. Cuando estés aquí, solo tienes que hacer clic en «Añadir nuevo» y se te pedirá que crees una nueva campaña. Introduce un nombre que describa la campaña que quieres lanzar y haz clic en «Continuar».

Eso es todo. Ya has creado tu campaña, pero ahora viene la parte más difícil.

Normalmente empezamos añadiendo clientes potenciales a una campaña, pero también puedes empezar redactando primero las secuencias para que estén listas, ya que los clientes potenciales que lleguen primero comenzarán por ahí. Hay varias formas de añadir clientes potenciales a tu campaña.

Puedes subir un archivo CSV; quizá hayas obtenido uno de una herramienta como Phantom Buster, o hayas descargado algo de otra base de datos, y quieras importarlo al instante.

Puedes hacerlo utilizando la función «Subir CSV»: solo tienes que asignar los campos correctos a las columnas correspondientes y ya está todo listo. También puedes utilizar SuperSearch, nuestra propia base de datos interna, donde podrás empezar a buscar clientes potenciales que se ajusten a tus requisitos.

Puedes introducirlos manualmente, así que si hay personas con las que hayas hablado en una conferencia y quieras añadirlas aquí, puedes hacerlo manualmente. O bien, puedes vincularlo directamente con Google Sheets. Quizás tengas una hoja de cálculo de Google en algún lugar de Google Drive, y ya hayas hecho todo el trabajo allí; todos los correos electrónicos están ahí, y puedes sincronizarla fácilmente con tu campaña de Instantly. Ahora viene lo realmente divertido: las secuencias.

Aquí es donde escribirás tus secuencias. Ahora bien, puede resultar abrumador quedarse mirando una pantalla en blanco como esta, y por eso hay varias herramientas de IA justo aquí abajo que forman parte de Instantly. Una vez que hagas clic en ellos, podrás utilizar el Generador de secuencias con IA. Y una vez que tengas una secuencia, ya sea que hayas utilizado el AI Writer o la hayas escrito tú mismo, puedes usar el SpinText Writer para añadirle SpinText.

Si no sabes qué es SpinText, no dudes en buscarlo en nuestro servicio de asistencia, ya que resulta muy útil para mejorar la capacidad de entrega. Por último, puedes revisar tus secuencias y asegurarte de que no contengan palabras de spam. Esas son palabras que suelen detectar los filtros antispam para impedir que tu correo electrónico llegue a la bandeja de entrada.

Al iniciar la IA, Sequence Writer te pedirá información general sobre tu empresa, como por ejemplo, el nombre de la empresa, que en nuestro caso es «instantly».

A continuación, te pedirá más información sobre lo que quieres conseguir, a quién va dirigido y cuál es tu principal propuesta de valor. Eso es lo mejor de la inteligencia artificial. Solo tienes que introducir la información y te generará secuencias personalizadas y adaptadas a tu público en función de la actividad de tu empresa. Instantly también cuenta con pruebas automatizadas de principio a fin. Lo que esto significa es que puedes añadir diferentes variantes. Podrías, por ejemplo, utilizarlo para algo tan sencillo como probar diferentes asuntos de correo, en cuyo caso tu asunto sería el «asunto número uno» y el otro, el «asunto número dos».

Así podrás ver cuál es el que tiene más visitas y, a continuación, activar el que tenga más visitas y desactivar el que tenga menos. Si quieres ver cómo queda tu correo electrónico, siempre puedes pulsar el botón de vista previa que hay aquí mismo. Puedes ver exactamente cómo quedaría el correo electrónico. Aquí puedes seleccionar un cliente potencial concreto; podrás ver cómo aparece su nombre o cómo se rellenan las variables que hayas cargado en la campaña.

Puedes enviar un correo electrónico de prueba desde aquí mismo, solo para ver exactamente cómo se ve al llegar a tu bandeja de entrada, y puedes consultar tu puntuación de entregabilidad, que realizará una prueba para comprobar cómo están configuradas tus bandejas de entrada y cuál es el rendimiento de tu correo electrónico, basándose en los filtros de spam más comunes. Aquí puedes introducir diferentes variables, como el nombre, los apellidos o el nombre de la empresa, pero también variables personalizadas, y añadirlas a tu plantilla. Aquí abajo encontrarás otras opciones que te ayudarán a crear secuencias y configurar correos electrónicos más eficaces. Por ejemplo, una buena práctica habitual es enviar correos electrónicos solo en texto sin formato.

Puedes hacerlo desde aquí.

Aquí puedes configurar diferentes horarios. Por ejemplo, puedes crear horarios que incluyan el fin de semana, horarios que no lo incluyan o que se adapten a diferentes zonas horarias, y así comprobar qué es lo que mejor funciona para tu público. Esta parte es bastante sencilla, así que no voy a dedicarle mucho tiempo a esta pestaña. Luego, en la sección de opciones, es aquí donde deberías dedicar más tiempo.

Aquí puedes seleccionar las cuentas que deseas utilizar. Puedes añadir varias cuentas y el sistema alternará automáticamente entre ellas, asegurándose de que solo se envíen unos pocos correos electrónicos por cuenta y hora para optimizar la capacidad de entrega. Puedes activar diferentes funciones, como dejar de enviar correos electrónicos o responder. Esto significa que, en cuanto alguien responda, dejarás de enviar los mensajes de seguimiento que figuraban en tu secuencia. Puedes añadir un seguimiento abierto.

Puedes activarlo o desactivarlo. Es una práctica recomendada desactivarlo, aunque quizá dé la sensación de estar un poco a ciegas. Algunos filtros antispam detectan enlaces específicos y el seguimiento de clics, por lo que estos mensajes volverán a llegar a la bandeja de entrada. Además, hay otras herramientas recomendadas para la optimización de la entrega que hemos integrado al sistema de forma automática basándonos en millones de puntos de datos.

Te recomendamos que envíes siempre tus correos electrónicos en formato de texto, es decir, sin código HTML, o al menos que envíes el primer correo solo en formato de texto; luego, en los mensajes posteriores, puedes añadir enlaces en los que se pueda hacer clic. Pero enviar ese primer correo electrónico solo con texto siempre ayuda mucho a que llegue a la bandeja de entrada. A continuación, puedes establecer un límite de datos, es decir, el número máximo de correos electrónicos que se pueden enviar al día para esta campaña. Y ahora es el momento de pasar a las opciones más avanzadas.

Puedes gestionar la titularidad del CRM. Puedes crear diferentes campañas para los distintos comerciales de tu equipo o para diferentes personas de tu empresa en general. Además, aquí puedes configurar el propietario de los clientes potenciales generados por esta campaña. Puedes asignar diferentes etiquetas a tus campañas.

Puedes utilizarlo para gestionar tus campañas y agruparlas. Quizás algunas campañas estén orientadas a la captación de clientes potenciales, otras a la captación mediante «lead magnets», otras a las ventas y quizás otras sean campañas con múltiples embudos. Puedes utilizar etiquetas personalizadas para organizarlo. Luego están los que marcan las tendencias en los envíos, que también son muy importantes.

Se recomienda dejar más tiempo entre un correo electrónico y otro. Esto significa que, una vez enviado el primer correo electrónico, el siguiente tardará, por ejemplo, al menos nueve minutos en enviarse, lo cual es, una vez más, una buena práctica habitual para evitar que el correo acabe en la carpeta de spam. Y puedes añadir otro factor aleatorio, porque si envías un correo electrónico cada diez minutos, eso también es algo que los filtros antispam detectan con bastante facilidad. Puedes establecer un número máximo de nuevos clientes potenciales con los que deseas contactar cada día.

Puedes dar prioridad al contacto con nuevos clientes potenciales. Esto significa que se pondrá en contacto primero con todos los nuevos clientes potenciales, enviándoles el primer mensaje de tu secuencia, y en cuanto todos los destinatarios de tu lista hayan recibido ese primer mensaje, comenzará a enviar los mensajes de seguimiento. Una vez más, se trata de una función bastante popular, ya que verás que, aunque la mayoría de la gente responde a tu primer correo electrónico, cuando les envías mensajes de seguimiento, el número de respuestas disminuye considerablemente. Así pues, enviar ese primer correo electrónico y dar prioridad a tu capacidad de envío de esa manera es una forma estupenda de generar más clientes potenciales desde el principio.

Además, existe la opción de realizar pruebas automatizadas de principio a fin. Ya lo hemos comentado un poco antes, cuando analizamos las diferentes variables que podemos configurar, ya sea para los asuntos de los correos o para el propio cuerpo del correo. Aquí puedes establecer la métrica clave que consideres más importante. Por ejemplo, analizamos diferentes asuntos de los correos electrónicos.

Podemos establecer la tasa de apertura como métrica principal y, de este modo, se dará prioridad automáticamente a la variante con mejor rendimiento, lo cual, una vez más, es una función muy popular que ofrecemos. Luego está la función de búsqueda de proveedores. Esto es algo que a veces resulta un poco difícil de precisar, pero hemos observado que, por ejemplo, las transferencias de Outlook a Outlook ofrecen mejores resultados que las de Google a Outlook. Y si tienes varias bandejas de entrada, por ejemplo, una de Gmail o varias de Outlook, puedes vincular esos proveedores y configurar que, si se detecta que el cliente potencial al que quieres enviar el correo tiene una bandeja de entrada de Outlook, el correo se envíe desde tu bandeja de entrada de Outlook a ese cliente potencial; de esta forma, estarás sincronizando tu ESP con tu proveedor de servicios de correo electrónico.

Puedes activarlo aquí, o puedes configurar reglas personalizadas en las que puedas especificar, por ejemplo: «Solo quiero enviar los mensajes de Google a Google», «los de Google a otros», «los de Outlook a Google», etcétera. Allí puedes configurar tus reglas personalizadas. A veces, te pones en contacto con varias personas de la misma empresa en el marco de una misma campaña, y lo que puedes hacer en este caso es desactivar la respuesta automática de la empresa. Cuando alguien de esa empresa te responda, puedes dejar de enviar correos electrónicos a todos los empleados de esa empresa para evitar cualquier confusión.

Lo mismo ocurre con las respuestas automáticas. Recomendamos dejarlo desactivado, pero hay quien lo activa porque a veces hay un mensaje de «fuera de la oficina» y se quiere evitar que se sigan enviando correos electrónicos a esa persona. Puedes hacerlo desde allí. Luego está el encabezado del enlace para darse de baja.

Esa es una opción que podrías añadir a tus correos electrónicos. Algunos proveedores de correo electrónico permiten suscribirse con un solo clic. Existen algunas normas y reglamentos al respecto, por ejemplo, en California y en Europa. Asegúrate de informarte bien sobre eso.

Si tienes alguna duda, pregunta a nuestro equipo. Pero aquí mismo tienes esta opción para insertarlo automáticamente. Luego están los correos electrónicos peligrosos. Dado que vemos muchos correos electrónicos diferentes —enviamos millones de ellos al día—, sabemos bastante bien cuáles son los correos peligrosos y a quiénes quizá no deberías enviarlos.

Si aún así quieres enviar correos electrónicos a direcciones de riesgo, puedes activarlo desde aquí; puedes anular esa función y desactivar lo que llamamos «protección contra rebotes». Recomendamos no hacerlo, ya que una tasa de rebote elevada puede arruinar la reputación de tu dominio en muy poco tiempo. Por último, están las opciones «CC» y «CCO». Por ejemplo, podrías añadir a tus compañeros de trabajo, pero la opción «CC oculto» es algo que a veces utilizan los sistemas CRM para permitirte sincronizar todos y cada uno de los correos electrónicos que envías con tu CRM.

Por ejemplo, si quieres utilizar HubSpot, pero no nuestra integración nativa con HubSpot ni nuestro CRM interno, puedes utilizar la opción «CC oculto» que aparece ahí mismo. Una vez que todo esté configurado, tu campaña estará lista para llegar a la bandeja de entrada y generar clientes potenciales para ti. Si aún tienes dudas sobre la configuración de la campaña o la capacidad de entrega, no dudes en ponerte en contacto con nuestro equipo de asistencia.

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