Mettre en place des campagnes pour garantir leur succès

La plupart des gens envoient des e-mails à froid, mais très peu obtiennent réellement de réponse. Et la différence tient presque toujours à la manière dont vous configurez vos campagnes. Si vos campagnes ne sont pas bien structurées, vous risquez de vous retrouver avec un faible taux de délivrabilité, des prospects gaspillés et un temps considérable perdu pour rien. La bonne nouvelle, c'est que ce n'est pas compliqué de s'y prendre correctement ; il suffit de connaître les étapes à suivre.

Dans ce tutoriel, je vais vous montrer exactement comment mettre en place des campagnes en un clin d'œil, pour que vos e-mails arrivent dans les boîtes de réception, soient ouverts et suscitent réellement des échanges. Nous aborderons les paramètres essentiels, les erreurs courantes à éviter et les petites astuces qui font toute la différence en matière de taux de réponse. À la fin, vous saurez comment lancer des campagnes pour obtenir des résultats concrets. Allons-y.

Nous voilà déjà dans l'onglet « Campagnes », et c'est ici que vous pouvez lancer vos nouvelles campagnes. C'est la partie la plus facile. Une fois que vous êtes ici, il vous suffit de cliquer sur « Ajouter une nouvelle campagne » ; vous serez alors invité à créer une nouvelle campagne. Vous saisissez un nom de campagne qui décrit bien la campagne que vous souhaitez lancer, puis vous cliquez sur « Continuer ».

C'est tout. Votre campagne est désormais créée, mais le plus dur reste à faire.

On commence généralement par ajouter des prospects à une campagne, mais vous pouvez aussi commencer par rédiger les séquences afin qu'elles soient déjà en place, car les premiers prospects arriveront directement là. Il existe plusieurs façons d'ajouter des prospects à votre campagne.

Vous pouvez importer un fichier CSV. Peut-être avez-vous obtenu ce fichier CSV à partir d'un outil tel que Phantom Buster, ou bien avez-vous téléchargé des données depuis une autre base de données, et vous souhaitez les importer immédiatement.

Pour cela, il vous suffit d'utiliser la fonction « Importer un fichier CSV », de faire correspondre les champs appropriés aux colonnes correspondantes, et le tour est joué. Vous pouvez également utiliser SuperSearch, notre base de données interne, qui vous permettra de trouver des prospects correspondant à vos critères.

Vous pouvez les saisir manuellement ; ainsi, si vous avez rencontré des personnes lors d'une conférence et que vous souhaitez les ajouter ici, vous pouvez le faire manuellement. Vous pouvez également vous connecter directement à Google Sheets. Vous avez peut-être une feuille Google Sheet quelque part dans Google Drive, où vous avez déjà effectué tout le travail nécessaire ; tous les e-mails s'y trouvent, et vous pouvez facilement la synchroniser avec votre campagne Instantly. Et maintenant, place à la partie la plus sympa : les séquences.

C'est ici que vous écrirez vos séquences. Bon, ça peut être intimidant de se retrouver face à un écran vide comme celui-ci, et c'est pourquoi vous trouverez ici, tout en bas, plusieurs outils d'IA qui font partie d'Instantly. Une fois que vous aurez cliqué dessus, vous pourrez utiliser l'AI Sequence Writer. Et une fois que vous disposez d'un texte, que vous l'ayez rédigé vous-même ou à l'aide de l'AI Writer, vous pouvez utiliser SpinText Writer pour y ajouter du contenu généré par SpinText.

Si vous ne savez pas exactement ce qu'est SpinText, n'hésitez pas à consulter notre service d'assistance, car cet outil est très utile pour améliorer la délivrabilité. Enfin, vous pouvez vérifier vos séquences et vous assurer qu'elles ne contiennent pas de mots indésirables. Ce sont des mots que les filtres anti-spam détectent souvent et qui empêchent votre e-mail d'arriver dans la boîte de réception.

Lorsque vous lancez l'IA, Sequence Writer vous demandera des informations générales sur votre entreprise, par exemple son nom, qui dans notre cas est « instantanément ».

Ensuite, le processus vous demandera de fournir davantage d'informations sur vos objectifs, sur le parcours prévu pour votre public cible, ainsi que sur votre principale proposition de valeur. C'est ce qui fait tout l'intérêt de l'intelligence artificielle. Il vous suffit d'y saisir les informations nécessaires, et le système générera des séquences personnalisées et adaptées à votre public en fonction de l'activité de votre entreprise. Instantly propose également des tests automatisés de A à Z. Cela signifie que vous pouvez ajouter différentes variantes. Vous pourriez, par exemple, l'utiliser pour quelque chose d'aussi simple que de tester différentes lignes d'objet : l'une pourrait être « Objet n° 1 », et l'autre « Objet n° 2 ».

Vous pourrez ainsi voir lequel est le plus consulté, puis activer celui qui l'est le plus et désactiver celui qui l'est le moins. Si vous souhaitez voir à quoi ressemble votre e-mail, vous pouvez à tout moment cliquer sur le bouton « Aperçu » situé ici. Vous pouvez voir exactement à quoi ressemblerait l'e-mail. Vous pouvez sélectionner ici un prospect spécifique ; vous verrez alors comment son nom s'affiche, ou comment s'affichent les variables que vous avez importées dans la campagne.

Vous pouvez envoyer un e-mail test ici même, simplement pour voir exactement à quoi il ressemble une fois arrivé dans votre boîte de réception. Vous pouvez également vérifier votre score de délivrabilité : un test sera effectué pour évaluer la configuration de vos boîtes de réception et les performances de votre e-mail, en fonction des filtres anti-spam courants. Vous pouvez insérer ici différentes variables, telles que le prénom, le nom, le nom de l'entreprise, mais aussi des variables personnalisées, et les ajouter à votre modèle. Vous trouverez ici d'autres options qui vous aideront à rédiger des séquences et à configurer des e-mails plus efficaces. Par exemple, il est généralement recommandé d'envoyer des e-mails uniquement en texte brut.

Vous pouvez le faire d'ici.

Vous pouvez définir différents horaires ici. Par exemple, vous pouvez créer des plannings qui incluent le week-end, d'autres qui ne l'incluent pas, ou encore des plannings adaptés à différents fuseaux horaires, et vous pourrez ainsi tester ce qui fonctionne le mieux pour votre public. Cette partie est assez simple, je ne vais donc pas m'attarder trop longtemps sur cet onglet. C'est dans la section « Options » que vous devriez consacrer le plus de temps.

Vous pouvez sélectionner ici les comptes que vous souhaitez utiliser. Vous pouvez ajouter plusieurs comptes et le système basculera automatiquement d'un compte à l'autre, en veillant à n'envoyer que quelques e-mails par compte et par heure afin d'optimiser votre taux de délivrabilité. Vous pouvez activer différentes fonctions, telles que l'arrêt de l'envoi d'e-mails ou la réponse. Cela signifie qu'à partir du moment où quelqu'un répond, vous n'enverrez plus les messages de suivi prévus dans votre séquence. Vous pouvez ajouter un suivi ouvert.

Vous pouvez l'activer ou le désactiver. C'est une bonne pratique courante de le désactiver, même si cela peut donner un peu l'impression de naviguer à l'aveuglette. Certains robots de spam détectent certains liens et les ouvertures de suivi, et les e-mails finissent alors à nouveau dans la boîte de réception. Nous avons également intégré d'autres outils d'optimisation de la diffusion que nous avons mis au point en un clin d'œil à partir de millions de points de données.

Nous vous recommandons de toujours envoyer vos e-mails au format texte, c'est-à-dire sans HTML, ou du moins d'envoyer votre premier e-mail uniquement au format texte ; vous pourrez ensuite, dans vos e-mails de suivi, ajouter des liens cliquables. Mais le fait que ce premier e-mail soit uniquement sous forme de texte aide toujours beaucoup à passer dans la boîte de réception. Vous pouvez ensuite définir une limite de données, c'est-à-dire le nombre maximal d'e-mails à envoyer par jour pour cette campagne. Et ensuite, il est temps de passer aux options plus avancées.

Vous pouvez gérer la propriété des données CRM. Vous pouvez mettre en place différentes campagnes pour les différents commerciaux de votre équipe ou pour les différents collaborateurs de votre entreprise en général. Vous pouvez également définir ici le propriétaire des prospects générés par cette campagne. Vous pouvez attribuer différentes balises à vos campagnes.

Vous pouvez vous en servir pour gérer vos campagnes et les regrouper. Certaines campagnes visent peut-être à générer des prospects, d'autres à attirer des prospects, d'autres encore à conclure des ventes, et d'autres enfin à exploiter plusieurs entonnoirs de conversion. Vous pouvez utiliser des balises personnalisées pour organiser cela. Il y a aussi les modèles de configuration de l'envoi, qui sont tout aussi importants.

Il est conseillé d'espacer davantage l'envoi des e-mails. Cela signifie donc qu'une fois le premier e-mail envoyé, il faudra attendre, par exemple, au moins neuf minutes avant d'envoyer le suivant, ce qui correspond là encore à une bonne pratique courante pour éviter que vos messages ne soient classés comme spam. Et vous pouvez y ajouter un autre élément aléatoire, car si vous envoyez un e-mail toutes les dix minutes, c'est aussi un élément que les filtres anti-spam repèrent assez facilement. Vous pouvez définir le nombre maximal de nouveaux prospects que vous souhaitez contacter chaque jour.

Vous pouvez donner la priorité à la prise de contact avec de nouveaux prospects. Concrètement, cela signifie qu'il contactera d'abord tous les nouveaux prospects en leur envoyant la première étape de votre séquence, et dès que tous les destinataires de votre liste auront reçu cette première étape, il commencera à envoyer les messages de suivi. Encore une fois, c'est une fonctionnalité très appréciée, car vous constaterez que si la plupart des gens répondent à votre premier e-mail, le taux de réponse baisse considérablement dès les e-mails de relance. Envoyant ce premier e-mail et en accordant ainsi la priorité à votre capacité d'envoi est donc un excellent moyen de générer davantage de prospects dès le début.

Il existe également la possibilité de procéder à des tests automatisés de A à Z. Nous en avons déjà parlé un peu plus tôt, lorsque nous avons examiné les différentes variables que nous pouvions configurer, que ce soit pour les objets ou pour le corps même de l'e-mail. Vous pouvez définir ici l'indicateur de performance clé qui vous semble le plus important. Par exemple, nous avons examiné différentes lignes d'objet.

Nous pouvons définir le taux d'ouverture comme indicateur principal ; le système donnera alors automatiquement la priorité à la variante la plus performante, ce qui est, là encore, une fonctionnalité très appréciée de nos utilisateurs. Et puis, il y a la mise en relation avec les prestataires. C'est un domaine qui évolue parfois un peu, mais nous avons constaté que les transferts d'Outlook vers Outlook, par exemple, donnent de meilleurs résultats que ceux de Google vers Outlook. Et si vous disposez de plusieurs boîtes de réception, par exemple une boîte Gmail ou plusieurs boîtes Outlook, vous pouvez associer ces fournisseurs et indiquer, par exemple, que si nous détectons que le prospect auquel vous souhaitez envoyer un e-mail dispose d'une boîte Outlook, l'e-mail doit être envoyé depuis votre boîte Outlook vers ce prospect. De cette manière, vous synchronisez votre ESP (fournisseur de services de messagerie) avec votre fournisseur de messagerie.

Vous pouvez activer cette option ici, ou définir des règles personnalisées pour spécifier, par exemple, que vous souhaitez envoyer uniquement les e-mails de Google vers Google, ceux de Google vers d'autres destinataires, ceux d'Outlook vers Google, etc. Vous pouvez y définir vos propres règles. Il arrive parfois que vous contactiez plusieurs personnes au sein d'une même entreprise dans le cadre d'une même campagne ; dans ce cas, vous pouvez activer l'option « Arrêter les réponses de l'entreprise ». Lorsqu'un collaborateur de cette entreprise vous répondra, vous pourrez cesser d'envoyer des e-mails à l'ensemble du personnel de cette entreprise afin d'éviter toute confusion.

Il en va de même pour les réponses automatiques. Nous vous recommandons de ne pas l'activer, mais certaines personnes le font car il arrive parfois qu'un message d'absence du bureau soit activé et qu'on souhaite ne plus envoyer d'e-mails à cette personne. Tu peux le faire à partir de là. Et puis il y a l'en-tête du lien de désabonnement.

C'est une option que vous pourriez ajouter à vos e-mails. Cette fonctionnalité est prise en charge par certains fournisseurs de messagerie pour permettre l'abonnement en un seul clic. Il existe certaines règles et réglementations à ce sujet, par exemple en Californie et en Europe. Assure-toi de bien te renseigner là-dessus.

Si vous avez des questions, n'hésitez pas à les poser à notre équipe. Mais vous disposez ici d'une option qui permet de l'insérer automatiquement. Et puis il y a les e-mails à risque. Comme nous traitons un grand nombre d'e-mails différents et que nous en envoyons des millions chaque jour, nous savons assez bien reconnaître les e-mails à risque et ceux auxquels il vaut mieux ne pas envoyer de messages.

Si vous souhaitez tout de même envoyer des e-mails à ces adresses à risque, vous pouvez activer cette option ici ; vous pouvez ainsi passer outre cette fonction et désactiver ce que nous appelons la « protection contre les rebonds ». Nous vous déconseillons de le faire, car un taux de rebond élevé risque de nuire très rapidement à la réputation de votre domaine. Enfin, il y a les options « CC » et « Cci ». Vous pourriez, par exemple, y ajouter vos collègues, mais l'option « Cci » est également une fonctionnalité que les CRM utilisent parfois pour vous permettre de synchroniser chaque e-mail que vous envoyez avec votre CRM.

Par exemple, si vous souhaitez utiliser HubSpot, mais pas notre intégration native à HubSpot ni notre CRM propriétaire, vous pouvez utiliser l'option BCC disponible ici. Une fois que tout cela est configuré, votre campagne est prête à être envoyée dans les boîtes de réception et à générer des prospects pour vous. Si vous avez encore des questions concernant la configuration de votre campagne ou la délivrabilité, n'hésitez pas à contacter notre équipe d'assistance.

‍