Koordination der Multi-Channel-Kommunikation 3
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Einrichten von Antwortagenten für die automatisierte Konversationsverwaltung
Die Generierung von Leads und der Versand von Kampagnen verursachen im Hintergrund einen gewissen Arbeitsaufwand. Es gehen Antworten ein, Gespräche müssen koordiniert werden und Leads müssen geprüft werden. Je mehr Ihr Multichannel-Aufkommen zunimmt, desto schwieriger wird es, jede Antwort manuell zu bearbeiten. Antwortagenten lösen dieses Problem, indem sie das Konversationsmanagement automatisieren und gleichzeitig die persönliche Note bewahren, die für erfolgreiche Konversionen sorgt.
Die Rolle von Antwortagenten
Wenn Informationskampagnen erfolgreich sind, lösen sie Reaktionen aus. Einige Interessenten bekunden ihr Interesse. Andere haben Einwände. Viele stellen einfach nur Fragen oder bitten um weitere Informationen. Jeder Antworttyp erfordert eine angemessene Reaktion, um das Gespräch voranzubringen.
Antwortagenten nutzen KI, um diese eingehenden Nachrichten intelligent zu bearbeiten. Sie können häufig gestellte Fragen beantworten, Termine für interessierte Interessenten vereinbaren und Leads anhand ihrer Antworten kennzeichnen. Die Automatisierung sorgt dafür, dass kein Lead übersehen wird, und gibt Ihnen gleichzeitig die Freiheit, sich auf wertschöpfendere Tätigkeiten zu konzentrieren.
Die wichtigste Erkenntnis ist, dass die meisten Antworten vorhersehbaren Mustern folgen. Interessierte Interessenten möchten wissen, wie es weitergeht. Skeptische Interessenten brauchen soziale Bestätigung. Vielbeschäftigte Interessenten wollen kurze Antworten. Durch die Schulung der Kundendienstmitarbeiter in Bezug auf diese Muster werden einheitliche und angemessene Antworten in großem Umfang ermöglicht.
Einrichten Ihres Reply Agent
In Instantly umfasst die Einrichtung eines Antwortagenten die Konfiguration von Verhaltenspräferenzen und die Verknüpfung mit Ihren Kampagnen. Der Agent muss Ihr Produkt, Ihren Tonfall und Ihre gewünschten Ergebnisse verstehen.
Im Autopilot-Modus kann der Agent auf der Grundlage seines Trainings eigenständig reagieren. Im Copilot-Modus bleiben Menschen im Bilde, um die Antworten vor dem Absenden zu überprüfen. Die richtige Wahl hängt davon ab, wie wohl Sie sich dabei fühlen und wie anspruchsvoll Ihre üblichen Gespräche sind.
Die Einstellungen für Tonfall und Sprechgeschwindigkeit bestimmen, wie der Mitarbeiter kommuniziert. Ein professioneller Ton eignet sich für die meisten B2B-Kontexte. Die Standardlänge sorgt für einen effizienten Austausch. Diese Standardeinstellungen eignen sich für die meisten Situationen gut, du kannst sie jedoch an den Stil deiner Marke anpassen.
Kampagnenzuordnungen legen fest, welche Gespräche der Mitarbeiter bearbeitet. Sie können Agenten bestimmten Kampagnen zuweisen oder sie alle eingehenden Antworten bearbeiten lassen. Je nachdem, wie stark sich Ihre Botschaften je nach Segment unterscheiden, können für verschiedene Kampagnen unterschiedliche Agenten erforderlich sein.
Integration der Kalenderplanung
Antwortagenten lassen sich in Terminplanungs-Tools wie Calendly integrieren, um Termine automatisch zu buchen. Wenn ein Interessent Interesse bekundet, kann der Makler verfügbare Termine vorschlagen und die Buchung ohne menschliches Zutun vornehmen.
Diese Automatisierung verringert die Reibungsverluste zwischen Interesse und Terminvereinbarung erheblich. Anstatt mehrere E-Mails hin und her zu schicken, um einen passenden Termin zu finden, buchen Interessenten sofort, sobald ihr Interesse am größten ist. Die verkürzte Ladezeit verbessert die Konversionsraten erheblich.
Die Kalenderintegration ermöglicht zudem eine nachgelagerte Automatisierung. Wenn Calendly eine Buchung erfasst, können Webhooks Ihr CRM benachrichtigen, den Lead-Status aktualisieren und weitere Kampagnen auslösen. Das Terminierungsereignis dient als Auslöser für die Koordination anderer Systeme.
Kennzeichnung für nachfolgende Aktionen
Neben der Bearbeitung von Konversationen kennzeichnen die Antwortagenten Leads anhand ihrer Antworten. Interessierte Interessenten erhalten einen Anhänger. Nicht interessierte Interessenten bekommen einen anderen. Wenn ein Termin gebucht wird, löst dies einen dritten aus. Diese Tags sind für die Multichannel-Koordination unverzichtbar.
Webhooks können bei der Zuweisung von Tags ausgelöst werden. Wenn jemand als interessiert markiert wird, wird er möglicherweise in eine Werbekampagne mit Fallbeispielen aufgenommen. Wenn jemand einen Termin bucht, könnte er Kalendererinnerungen erhalten. Wenn jemand ablehnt, wird die aktuelle Kundenansprache möglicherweise unterbrochen und der Kunde in eine Nachfass-Sequenz aufgenommen.
Durch diese Kennzeichnung entstehen Entscheidungspunkte, die eine ausgefeilte Automatisierung ermöglichen. Anstatt alle Leads gleich zu behandeln, reagiert Ihr System auf ihr tatsächliches Verhalten und das von ihnen gezeigte Interesse.
Verkürzung der Reaktionszeit
Im Verkaufsgespräch kommt es auf Schnelligkeit an. Interessenten, die heute Interesse bekunden, könnten morgen schon weitergezogen sein. Die Kundendienstmitarbeiter antworten innerhalb von Minuten statt Stunden und sorgen so dafür, dass die Dynamik erhalten bleibt, wenn es darauf ankommt.
Diese schnelle Reaktion kommt insbesondere Multichannel-Strategien zugute. Ein Interessent, der auf einen Link klickt, Ihre Website besucht und auf eine E-Mail antwortet, zeigt damit aktives Interesse. Wenn man diesen Moment mit einer schnellen, passenden Antwort nutzt, führt das oft zu besseren Konversionsraten, als wenn man wartet, bis man die Antworten manuell bearbeitet hat.
Der Agent kümmert sich um die erste Reaktion, während Sie sich auf Gespräche konzentrieren können, die menschliches Urteilsvermögen erfordern. Wenn Sie persönlich eingreifen, bauen Sie auf der Dynamik auf, die der Makler bereits geschaffen hat.
Verbindung zu Ihrem Multichannel-Ablauf herstellen
Die Ausgabe des Antwortagenten fließt direkt in die Multichannel-Orchestrierung ein. Die von den Agenten zugewiesenen Tags lösen Webhooks aus. Die Buchungsbestätigungen werden mit Kalendern und CRM-Systemen synchronisiert. Die Qualifikationsdaten geben an, welche zusätzlichen Kanäle aktiviert werden sollen.
Durch diese Integration ist die Automatisierung von Antworten nicht mehr von Ihrer Multichannel-Strategie getrennt. Es handelt sich um eine zentrale Komponente, die die Signale erzeugt, auf die andere Systeme reagieren. Ohne eine ordnungsgemäße Bearbeitung von Antworten fehlen Ihnen die Daten, um effektiv zu koordinieren.
Die Kombination aus Kampagnen zur Kundenansprache, Mitarbeitern, die die Antworten bearbeiten, und Webhooks, die eine Verbindung zu weiteren Kanälen herstellen, schafft ein System, das rund um die Uhr funktioniert. Neue Interessenten kommen hinzu, Nachrichten werden versendet, Antworten werden bearbeitet, qualifizierte Leads werden an die nächsten Schritte weitergeleitet – und das alles ohne ständige manuelle Eingriffe.
Auf dieser automatisierten Grundlage bestehen die nächsten Schritte darin, die Webhooks zu konfigurieren, die Ihre Reichweite über E-Mails hinaus auf Anzeigen, LinkedIn und andere Kanäle ausweiten und so das Multichannel-Bild vervollständigen.
Videotranskript
Als Nächstes richten wir unseren Antwort-Agenten ein und markieren alle Personen, die sich gemeldet und zugestimmt haben. Wir sind interessiert. Sie hoben die Hand. Wir werden einen Antwort-Agenten einrichten, der all diese Aufgaben übernimmt, denn das ist die Hauptlast und die harte Arbeit.
Leads zu generieren ist zwar schwierig, aber man bekommt Antworten, und diese Gespräche zu verwalten, ist eine Herausforderung. Zum Glück gibt es den KI-Antwort-Agenten von instantly. Und während Sie all dies schrittweise aufbauen, sollten Sie sich idealerweise auf die Strategie und die Dinge konzentrieren, die wirklich etwas bewirken. Und dann sorgt der „Reply Agent“ im Hintergrund dafür, dass keine Leads durch das Raster fallen und alles so abgewickelt wird, wie es sein soll.
Das werden wir jetzt einrichten. Ich werde das Ganze etwas schneller durchgehen, da es in diesem Kurs ausschließlich um „Bound“ geht und wir einen separaten Kurs zur Einrichtung von KI-Agenten anbieten. Falls ich etwas zu schnell vorangehe und du sichergehen möchtest, dass du deinen KI-Agenten und deinen Antwort-Agenten richtig einrichtest, dann schau dir den anderen Kurs an, in dem ich Schritt für Schritt etwas langsamer vorangehe und die Einrichtung des X- oder Apply-Agenten erkläre. In diesem Kurs ist das Video etwas kürzer, damit ihr wisst, dass es dabei ist und dass wir alles vorbereiten – später richten wir einen Webhook ein, um all diese Antworten aus der Branche zu erhalten, und wir werden eine ziemlich coole Werbekampagne für sie aufsetzen.
Und genau hier werden wir den Grundstein dafür legen. Also legen wir los. Schauen wir uns kurz an, wie wir diesen Antwort-Agenten einrichten können. Und schon sind Sie wieder drin – hoffentlich erwartet Sie eine vertraute Benutzeroberfläche.
Ich werde einen neuen KI-Agenten hinzufügen. Ich werde das zum Beispiel als meinen Outbound-Agenten bezeichnen, und dann ist es ein Antwort-Agent. Und ich werde einfach den Autopiloten voll aktivieren.
Falls du mit den beiden Optionen noch nicht vertraut bist, schau dir doch den Kurs an, in dem ich näher darauf eingehe. Das erklärt sich eigentlich von selbst, aber nur um sicherzugehen, dass du weißt, was es ist, werde ich vorerst den Autopiloten einschalten. Ich werde hier einfach alles auf „Ja“ belassen, und dann kannst du verschiedene Kampagnen auswählen. Man könnte also sagen: Okay.
Ich werde für verschiedene Kampagnen unterschiedliche Tags oder unterschiedliche Antworten verwenden. Die Kampagne für die Zielgruppe unter 50 Millionen möchte ich zum Beispiel anders angehen, und die Kampagne für die Zielgruppe über 50 Millionen sollte man ebenfalls anders gestalten. Ich werde das einfach für alle Kampagnen und alle Konten einrichten. Wenn du das für bestimmte Kampagnen einrichten möchtest, füge der Kampagne einfach ein Tag hinzu. Dieses Tag findest du dann hier, und du kannst anschließend einen Antwort-Agenten verwenden, der ausschließlich für diese mit einem Tag versehenen Kampagnen zuständig ist.
All das werde ich auf den Standardeinstellungen belassen. Mir gefällt der professionelle Ton und die übliche Länge.
Es gibt keine weiteren Anleitungen, da ich einfach sehr zufrieden damit bin, wie der Antwort-Agent ganz natürlich auf diese E-Mails reagiert. Ich werde einfach alles so lassen, wie es ist. Ich mache weiter, und du kannst deinen Calendly-Termin hinzufügen. Sie werden versuchen, konkrete Termine mit diesen Personen zu vereinbaren.
Und dann kannst du über Calendly sagen: „Okay.“ Wenn in Calendly ein neuer Termin gebucht wird, sende bitte den Webhook an mein CRM, um sicherzustellen, dass diese Personen beispielsweise auf unserer Liste für die Outbound-Akquise stehen oder dass sie von Kampagnen abgemeldet werden. Sie sollten also sicherstellen, dass auch diese Automatisierung eingerichtet ist. Das geht ein wenig über den Rahmen dieses Kurses hinaus, denn wir werden uns mit „Instantly“ befassen und „Instantly“ nutzen, um all das zu koordinieren.
Es handelt sich jedoch um eine kleine Automatisierung, die man im Backend wahrscheinlich einrichten sollte. Wir werden Canonly hinzufügen. Ich werde diesen Makler hinzufügen.
Und jetzt weiß ich es, okay. Ich werde meine ausgehende Bewegung einrichten, diese Mehrkanal-Bewegung. Und wenn Interessenten Interesse zeigen, muss ich mir darüber keine Gedanken machen. Der Antwort-Agent kümmert sich darum. Das System wird all diese Leads natürlich als interessiert oder nicht interessiert kennzeichnen, und wir können entsprechend Anpassungen vornehmen, sie entsprechend weiterleiten und einfach mit der Einrichtung unserer übrigen Multichannel-Kampagnen fortfahren – und genau das werden wir im nächsten Video tun.
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