Mise en place d'une stratégie de communication multicanal 3
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Libérez tout le potentiel de l'IA avec Instantly
Identifiez des prospects qualifiés, développez vos campagnes d'e-mails, atteignez les boîtes de réception principales, interagissez plus efficacement et augmentez vos résultats grâce à l'IA.
Configuration des agents de réponse pour la gestion automatisée des conversations
La génération de prospects et l'envoi de campagnes entraînent une charge de travail en arrière-plan. Les réponses arrivent, les conversations doivent être gérées et les prospects doivent être qualifiés. À mesure que votre activité multicanal prend de l'ampleur, il devient de plus en plus difficile de traiter manuellement chaque réponse. Les agents de réponse relèvent ce défi en automatisant la gestion des conversations tout en conservant la touche personnelle qui favorise les conversions.
Le rôle des agents de réponse
Lorsque les campagnes de sensibilisation portent leurs fruits, elles suscitent des réactions. Certains prospects manifestent leur intérêt. D'autres y voient des inconvénients. Beaucoup se contentent de poser des questions ou de demander des renseignements supplémentaires. Chaque type de réponse nécessite un traitement adapté pour faire avancer la conversation.
Les agents de réponse utilisent l'IA pour gérer intelligemment ces messages entrants. Ils peuvent répondre aux questions courantes, gérer la prise de rendez-vous pour les prospects intéressés et classer les prospects en fonction de leurs réponses. Grâce à cette automatisation, aucune opportunité ne passe entre les mailles du filet, ce qui vous permet de vous concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Ce qu'il faut retenir, c'est que la plupart des réponses suivent des schémas prévisibles. Les prospects intéressés veulent savoir quelles sont les prochaines étapes. Les prospects sceptiques ont besoin d'une preuve sociale. Les prospects très occupés veulent des réponses concises. La formation des agents du service client à ces schémas permet d'apporter des réponses cohérentes et adaptées à grande échelle.
Configuration de votre Reply Agent
Dans Instantly, la création d'un agent de réponse consiste à configurer ses préférences de comportement et à le relier à vos campagnes. L'agent doit bien comprendre votre produit, votre ton et les résultats que vous souhaitez obtenir.
Le mode pilote automatique permet à l'agent de répondre de manière autonome en s'appuyant sur sa formation. Le mode Copilot permet à l'humain de rester impliqué dans le processus afin de vérifier les réponses avant leur envoi. Le choix qui vous convient dépend de votre niveau de confort et du degré de complexité de vos conversations habituelles.
Les réglages relatifs au ton et à la durée déterminent la manière dont l'agent communique. Un ton professionnel convient à la plupart des contextes B2B. Une longueur standard garantit l'efficacité des échanges. Ces paramètres par défaut conviennent dans la plupart des cas, mais vous pouvez les personnaliser en fonction du ton de votre marque.
Les liens de campagne déterminent les conversations dont s'occupe l'agent. Vous pouvez affecter des agents à des campagnes spécifiques ou leur confier le traitement de toutes les réponses reçues. Selon que vos messages varient considérablement d'un segment à l'autre, il peut s'avérer nécessaire de faire appel à différents agents pour chaque campagne.
Intégration de la planification du calendrier
Les agents de réponse peuvent s'intégrer à des outils de planification tels que Calendly pour planifier automatiquement des réunions. Lorsqu'un client potentiel manifeste son intérêt, l'agent peut lui proposer les créneaux horaires disponibles et enregistrer la réservation sans intervention humaine.
Cette automatisation réduit considérablement les obstacles entre l'intérêt manifesté et la prise de rendez-vous. Plutôt que d'échanger plusieurs e-mails pour trouver un créneau qui convienne, les prospects prennent rendez-vous immédiatement, au moment où leur intérêt est à son comble. La réduction des délais améliore considérablement les taux de conversion.
L'intégration du calendrier permet également d'automatiser les étapes suivantes. Lorsqu'une réservation est enregistrée dans Calendly, les webhooks peuvent informer votre CRM, mettre à jour le statut du prospect et déclencher des campagnes supplémentaires. L'événement de planification sert de déclencheur d'orchestration pour d'autres systèmes.
Marquage pour les actions en aval
Au-delà de la gestion des conversations, les agents chargés des réponses classent les prospects en fonction de leurs réponses. Les prospects intéressés reçoivent un badge. Les prospects qui ne sont pas intéressés en reçoivent un autre. La réservation d'une réunion en déclenche une troisième. Ces balises deviennent indispensables pour l'orchestration multicanal.
Les webhooks peuvent se déclencher en fonction de l'attribution de balises. Lorsqu'une personne est identifiée comme intéressée, elle peut être redirigée vers une campagne publicitaire présentant des études de cas. Lorsqu'une personne réserve une réunion, elle peut recevoir des notifications de rappel dans son agenda. Lorsqu'une personne refuse, elle peut être mise en attente dans le cadre de la campagne de prospection en cours et intégrée à un parcours de maturation.
Ce balisage définit les points de décision qui permettent une automatisation avancée. Au lieu de traiter tous les prospects de la même manière, votre système s'adapte à leur comportement réel et au niveau d'intérêt qu'ils manifestent.
Réduire le temps de réponse
La rapidité est un facteur déterminant dans les entretiens de vente. Les prospects qui manifestent leur intérêt aujourd'hui pourraient bien avoir changé d'avis demain. Les agents de réponse réagissent en quelques minutes plutôt qu'en quelques heures, ce qui permet de maintenir l'élan au moment où cela compte le plus.
Cette réactivité est particulièrement bénéfique pour les stratégies multicanales. Un prospect qui clique sur un lien, visite votre site et répond à un e-mail fait preuve d'un engagement actif. Saisir l'instant avec une réponse rapide et pertinente permet souvent d'obtenir un meilleur taux de conversion que d'attendre de traiter les réponses manuellement.
L'agent se charge de la réponse initiale pendant que vous vous concentrez sur les échanges qui nécessitent un jugement humain. Au moment où vous intervenez personnellement, vous tirez parti de la dynamique que l'agent a déjà créée.
Se connecter à votre flux multicanal
Les données de sortie de l'agent de réponse sont directement intégrées dans l'orchestration multicanal. Les balises attribuées par les agents déclenchent des webhooks. Les confirmations de réservation se synchronisent avec les calendriers et les CRM. Les données de qualification indiquent quels canaux supplémentaires doivent être activés.
Grâce à cette intégration, l'automatisation des réponses fait partie intégrante de votre stratégie multicanal. Il s'agit d'un élément central qui génère les signaux sur lesquels les autres systèmes agissent. Sans un traitement adéquat des réponses, vous ne disposez pas des données nécessaires pour coordonner efficacement vos actions.
La combinaison de campagnes de prospection, d'agents chargés de traiter les réponses et de webhooks reliant d'autres canaux permet de créer un système fonctionnant en continu. De nouveaux prospects arrivent, des messages sont envoyés, les réponses sont gérées, les prospects qualifiés sont orientés vers les étapes suivantes, le tout sans nécessiter d'intervention manuelle constante.
En vous appuyant sur cette base automatisée, les prochaines étapes consistent à configurer les webhooks qui vous permettent d'étendre votre portée au-delà des e-mails vers les publicités, LinkedIn et d'autres canaux qui complètent votre stratégie multicanal.
Transcription de la vidéo
La prochaine étape consiste à configurer notre agent de réponse et à marquer toutes les personnes qui se sont manifestées et ont donné leur accord. Cela nous intéresse. Ils ont levé la main. Nous allons mettre en place un agent de réponse pour gérer tout ce volume, car c'est là que réside le plus gros du travail et que ça demande le plus d'efforts.
Trouver des prospects, c'est vrai que c'est difficile, mais vous allez recevoir des réponses, et gérer ces échanges n'est pas une mince affaire. Heureusement, il y a l'agent de réponse IA d'Instantly. Et pendant que vous mettez tout cela en place, l'idéal serait de vous concentrer sur la stratégie et sur les éléments qui font vraiment la différence. Et puis, en arrière-plan, l'agent chargé du suivi veille en veillant à ce qu'aucun prospect ne passe entre les mailles du filet et à ce que tout soit géré comme il se doit.
C'est ce que nous allons mettre en place maintenant. Je vais passer un peu plus vite sur ce sujet, car ce cours porte essentiellement sur les fonctions liées, et nous proposons un autre cours consacré à la mise en place d'agents IA. Si je vais un peu trop vite et que tu veux t'assurer de configurer correctement ton agent IA et ton agent de réponse, jette un œil à l'autre cours où je procède étape par étape, plus lentement, pour configurer l'agent X ou l'agent d'application. Dans ce cours, cette vidéo est un peu plus courte, juste pour vous montrer comment ça fonctionne et vous expliquer que nous allons la mettre en place ; plus tard, nous allons configurer un webhook pour récupérer toutes les réponses du secteur, et nous allons leur créer une campagne publicitaire vraiment sympa.
Et c'est ici même que nous allons en poser les bases. Alors, allons-y. Voyons rapidement comment configurer cet agent de réponse. Une fois de plus, vous devriez reconnaître immédiatement l'interface.
Je vais ajouter un nouvel agent IA. Je vais l'appeler « agent sortant », par exemple, et ensuite, c'est un agent de réponse. Et je vais simplement mettre le pilote automatique.
Encore une fois, si vous ne connaissez pas bien ces deux options, jetez un œil à la formation où j'explique tout cela plus en détail. C'est assez évident, mais juste pour être sûr que vous compreniez bien de quoi il s'agit, je vais opter pour le pilote automatique pour l'instant. Je vais laisser tout ça sur « oui », et ensuite tu pourras choisir différentes campagnes. Tu peux donc dire : « D'accord. »
Je vais utiliser des balises ou des réponses différentes selon les campagnes. Donc, pour la campagne « moins de cinquante millions », je veux adopter une approche différente, par exemple, et pour la campagne « plus de cinquante millions », il faut procéder différemment. Je vais simplement configurer ça pour toutes les campagnes et tous les comptes. Si vous souhaitez configurer cela pour des campagnes spécifiques, il vous suffit d'ajouter une balise à la campagne ; vous la retrouverez ici, et vous pourrez alors utiliser un agent de réponse réservé exclusivement à ces campagnes balisées.
Pour tout ça, je vais m'en tenir aux réglages par défaut. J'apprécie le ton professionnel et la longueur standard.
Il n'y a pas d'autres guides, car je suis vraiment satisfait de la façon dont l'agent de réponse gère naturellement ces e-mails. Je vais simplement laisser tout ça tel quel. Je vais continuer, et vous pouvez ajouter votre Calendly. Ils tenteront d'organiser des rendez-vous concrets avec ces personnes.
Et ensuite, via Calendly, tu peux dire : « OK ». Si un nouveau rendez-vous est pris dans Calendly, envoyez le webhook à mon CRM afin de vérifier que ces personnes figurent, par exemple, sur notre liste de prospects à contacter ou qu'elles ont été désabonnées des campagnes. Vous devez donc vous assurer que cette automatisation est également configurée. Cela sort un peu du cadre de ce cours, car nous allons parler d'Instantly et de son utilisation pour orchestrer tout cela.
Mais c'est une petite automatisation qu'il serait sans doute judicieux de mettre en place en arrière-plan. Nous allons ajouter Canonly. Je vais ajouter cet agent.
Et maintenant, je comprends, d'accord. Je vais configurer mon mouvement sortant, ce mouvement multicanal. Et dès que des prospects se montrent intéressés, je n'ai pas à m'en soucier. C'est l'agent de réponse qui s'en charge. Cela permettra bien sûr de classer tous ces prospects comme « intéressés » ou « non intéressés », et nous pourrons alors adapter notre approche en conséquence, les orienter vers les canaux appropriés, et continuer à mettre en place le reste de nos campagnes multicanaux ; c'est d'ailleurs ce que nous allons faire dans la prochaine vidéo.
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