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Entfesseln Sie die Kraft der KI mit Instantly
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Erste Schritte mit KI-Antwortagenten in Instantly
Groß angelegte Kaltakquise-Kampagnen stellen eine bekannte Herausforderung dar. Es gehen Anfragen ein, die Antworten häufen sich, und plötzlich nimmt die Verwaltung des Posteingangs jeden Tag mehrere Stunden in Anspruch. Der ständige Kreislauf aus dem Abrufen von Nachrichten, dem Verfassen von Antworten und der Nachverfolgung von Interessenten wird zum Engpass, der das Wachstum bremst. Jede nicht beantwortete Anfrage bedeutet ein potenziell entgangenes Geschäft.
KI-Antwortagenten lösen dieses Problem, indem sie die Hauptlast der Konversationsverwaltung übernehmen. Anstatt jede Anfrage, jeden Einwand und jede Interessensbekundung manuell zu beantworten, trainieren Sie einen Chatbot, diese Interaktionen automatisch zu bearbeiten. Das Ergebnis sind konsistente, zeitnahe Antworten, die den Gesprächsfluss aufrechterhalten und Ihnen gleichzeitig Zeit für wichtigere Aufgaben verschaffen.
Die Zeitfalle des Posteingangs
Überlegen Sie einmal, wie viel Zeit Sie derzeit damit verbringen, zwischen verschiedenen Tools, Posteingängen und Erinnerungssystemen hin und her zu wechseln. Jede Nachricht muss gelesen, bearbeitet, eine Antwort verfasst und oft eine Erinnerung für die weitere Bearbeitung eingerichtet werden. Multipliziert man dies mit Dutzenden oder Hunderten von täglichen Rückmeldungen, wird die Belastung deutlich.
Dieser manuelle Ansatz führt zudem zu Unstimmigkeiten. Bei überstürzten Antworten können wichtige Punkte übersehen werden. Verzögerte Antworten können an Schwung verlieren. Manche Nachrichten gehen zwangsläufig völlig unter. Die menschlichen Kapazitäten können mit dem Tempo einer groß angelegten Aufklärungskampagne einfach nicht Schritt halten.
Die Antwortagenten decken alle Aspekte dieser Herausforderung ab. Sie reagieren schneller, als es ein Mensch könnte, oft schon innerhalb weniger Minuten nach Erhalt einer Antwort. Sie gewährleisten eine gleichbleibende Qualität, unabhängig vom Auftragsvolumen. Sie vergessen nie, nachzufassen, und übersehen auch keine Antwort, die in einem überfüllten Posteingang untergeht.
So funktionieren Reply-Agenten
Ein KI-Antwortagent überwacht die Reaktionen auf Ihre Kampagne und bearbeitet sie gemäß den von Ihnen festgelegten Regeln. Wenn ein Interessent antwortet, liest der Mitarbeiter die Nachricht, legt die passende Antwortkategorie fest und antwortet entweder automatisch oder stellt eine vorgeschlagene Antwort zur Überprüfung durch Sie in die Warteschlange.
Der Agent kann verschiedene Antworttypen verarbeiten. Interessierte Interessenten erhalten Informationen zu den nächsten Schritten und Terminmöglichkeiten. Einwände werden mit entsprechenden Gegenargumenten entkräftet. Fragen führen zu passenden Antworten. Bei Ablehnungen wird höflich abgeschlossen. Jeder Interaktionstyp richtet sich nach den Anweisungen, die Sie bei der Einrichtung geben.
Über die Generierung von Antworten hinaus aktualisieren die Antwortagenten im Verlauf der Konversation die Lead-Phasen und den CRM-Status. Diese Automatisierung stellt sicher, dass Ihre Systeme stets den aktuellen Stand widerspiegeln, ohne dass eine manuelle Dateneingabe erforderlich ist.
Zwei Betriebsmodi
Instantly bietet zwei Hauptmodi für Antwortagenten, die jeweils für unterschiedliche Komfortstufen und Anwendungsfälle geeignet sind.
Der „Human-in-the-Loop“-Modus bietet KI-Unterstützung, wobei die menschliche Kontrolle gewahrt bleibt. Der Agent verfasst intelligente, personalisierte Antworten auf der Grundlage der eingehenden Nachrichten, doch Sie prüfen und genehmigen jede Antwort, bevor sie versendet wird. Dieser Modus eignet sich gut, wenn Sie die Antworten der KI zunächst testen möchten oder wenn Gespräche eine differenzierte Herangehensweise erfordern, die Sie lieber überprüfen möchten.
Im Autopilot-Modus entfällt der Überprüfungsschritt, sodass der Agent eigenständig reagieren kann. Es kümmert sich um alles – von der ersten Antwort über die Nachverfolgung bis hin zu CRM-Aktualisierungen –, ohne dass Ihr Eingreifen erforderlich ist. Dieser Modus sorgt für maximale Effizienz und funktioniert gut, sobald Sie den Agenten gründlich trainiert haben und seinem Urteilsvermögen vertrauen.
Die meisten Teams beginnen mit einem „Human-in-the-Loop“-Ansatz, um Vertrauen aufzubauen, und wechseln dann zum Autopiloten, sobald sie sich davon überzeugt haben, dass der Agent wie erwartet funktioniert.
Grundlegende Konfigurationseinstellungen
Die Einrichtung Ihres ersten Antwortagenten erfordert einige Konfigurationsentscheidungen. Die Benutzeroberfläche führt Sie durch jeden Schritt, doch wenn Sie die Optionen verstehen, können Sie fundierte Entscheidungen treffen.
Die Weiterbearbeitung legt fest, ob der Mitarbeiter laufende Konversationsstränge verwaltet oder sich ausschließlich auf die ersten Antworten konzentriert. Bei den meisten Kampagnen ist es in der Regel sinnvoll, Folgeaktionen zu ermöglichen.
Die automatische E-Mail-Bearbeitung umfasst Antworten wie Abwesenheitsnotizen. Es ist gängige Praxis, diese Einstellung zu deaktivieren, da das Beantworten von automatischen Antworten selten zum Fortgang der Konversation beiträgt. Einige Teams aktivieren diese Funktion jedoch bei Kampagnen mit geringem Volumen, da die zusätzliche Aktivität die Zustellbarkeit verbessert.
Die Konfiguration für den Umgang mit Einwänden legt fest, ob der Agent auf ablehnende Antworten reagiert. Wenn diese Funktion aktiviert ist, beendet der Agent Gespräche mit abweisenden Interessenten höflich, anstatt die Threads ungelöst zu lassen. Es werden nur die feindseligsten Reaktionen übersprungen, die keine Antwort verdienen.
Auswahl von Kampagnen und Konten
Antwortagenten können für alle Ihre Kampagnen eingesetzt werden oder sich auf bestimmte Segmente konzentrieren. Tags dienen als Mechanismus für diese gezielte Ansprache. Durch das Markieren von Kampagnen oder Konten können Sie verschiedenen Agenten unterschiedliche Kontexte zuweisen.
Diese Flexibilität ermöglicht komplexe Konfigurationen. Sie könnten einen Mitarbeiter für eine Produktlinie mit bestimmten Merkmalen und Verkaufsargumenten einsetzen, während ein anderer Mitarbeiter ein anderes Produkt mit ganz anderen Eigenschaften betreut. Bei Kampagnen des Vertriebsteams kommen möglicherweise andere Mitarbeiter zum Einsatz als bei Kampagnen des Kundenbetreuungsteams.
Durch die Zuordnung von Agenten zu bestimmten Kontexten wird sichergestellt, dass die Leitlinien, der Tonfall und die Informationen, auf die sich jeder Agent stützt, stets auf die von ihm bearbeiteten Gespräche zugeschnitten sind.
Die Stiftung für Ausbildung
Die Ersteinrichtung bildet die strukturelle Grundlage für Ihren Antwort-Agenten. Der entscheidende nächste Schritt besteht darin, den Agenten anhand detaillierter Anweisungen zu trainieren, die bestimmen, wie er tatsächlich auf verschiedene Situationen reagiert.
Dieser Beratungsprozess erfordert, dass Sie sich die Muster Ihrer typischen Gespräche genau vor Augen führen. Welche Fragen stellen potenzielle Kunden häufig? Welche Einwände bringen sie vor? Welche Informationen sollten immer enthalten sein? Was sollte man niemals sagen?
Wenn dieses Wissen in klare Anweisungen umgesetzt wird, kann der Mitarbeiter Ihr Unternehmen wirkungsvoll vertreten. Die Vorbereitungsarbeit, die Sie in die Konfiguration investieren, bestimmt direkt die Qualität der automatisierten Antworten, die Ihre potenziellen Kunden erhalten.
Videotranskript
Wie viel Zeit verbringst du damit, deinen Posteingang zu überprüfen, auf Antworten zu warten und dir Gedanken darüber zu machen, ob du vergessen hast, bei einem potenziellen Kunden nachzufassen? Wenn Sie in großem Umfang Kaltakquise per E-Mail betreiben, ist dies in der Regel der Engpass. Man verbringt Stunden damit, zwischen verschiedenen Tools, Posteingängen und Erinnerungen hin und her zu springen, und seien wir ehrlich: Wenn man eine Antwort übersieht, kann das den Verlust eines Geschäfts bedeuten. Deshalb werden wir dort sofort einen KI-Antwort-Agenten einrichten.
Dieser Bot liest jede einzelne Antwort, die Sie erhalten, und antwortet darauf – schneller und oft besser, als es ein Mensch könnte. Es kann Sie bei Bedarf einbeziehen, Sie können es so trainieren, dass es Ihrem Spielplan folgt, und der Agent kann im Verlauf des Geschäfts sogar Ihr CRM für Sie aktualisieren. Anstatt sich in Ihrem Posteingang zu verlieren, überlassen Sie dem Agenten die Routinearbeit, während Sie sich auf den erfolgreichen Abschluss wichtiger Gespräche konzentrieren. In diesem Minikurs zeige ich dir Schritt für Schritt, wie du deinen eigenen Antwort-Agenten einrichtest, damit du deinen Posteingang nie wieder hundertmal am Tag überprüfen musst und du Outreach ausbauen kannst, ohne zusätzlichen manuellen Aufwand zu verursachen.
Lass uns gleich loslegen und deinen ersten KI-Antwort-Agenten erstellen.
Das ist genau der Bildschirm, den Sie sehen, sobald Sie Ihren ersten KI-Agenten einrichten. Und von hier aus klicken Sie auf die Schaltfläche „Neu hinzufügen“, um Ihren ersten Agenten einzurichten. Sie werden aufgefordert, dem Agenten einen Namen zu geben. Wir können einen aussagekräftigen Namen wählen, oder in unserem Fall nennen wir ihn einfach „Testagent“.
Hier kannst du zwischen den beiden verschiedenen KI-Agentenmodi wählen. Es gibt den Modus „Human in the Loop“ und den Autopilot-Modus. Beide halten genau das, was sie versprechen. Im „Human-in-the-Loop“-Modus werden intelligente, personalisierte Antworten für Sie verfasst, die Sie zunächst prüfen.
Die meisten fangen mit KI-Agenten an, die ihnen Vorschläge unterbreiten, sodass die Arbeit für sie erledigt wird und man nicht alle diese E-Mails manuell schreiben muss. In manchen Fällen gibt es jedoch vielleicht Dinge, bei denen man sich nicht hundertprozentig wohl dabei fühlt, sie in eigenem Namen zu versenden, oder man sagt sich: hier brauche ich noch ein bisschen mehr Anleitung, damit ich Ihre Frage richtig beantworten, die richtigen Folgefragen stellen oder die richtigen Unterlagen an diese Person senden kann.“ Genau das wird es tun: Es schlägt dir diese Antworten vor, und dann bist du der Mensch, der das Ganze steuert. Der Autopilot oder der vollautonome Modus hält erneut genau das, was er verspricht.
Es antwortet automatisch auf alle Antworten auf Ihre E-Mails mit Aufruf, sodass Sie sich um nichts kümmern müssen und keine Angst haben müssen, dass potenzielle Kunden abwandern. Außerdem aktualisiert es für Sie die Lead-Phasen und CRM-Standards, was ebenfalls eine enorme Zeitersparnis bedeutet und Ihnen wirklich dabei hilft, alle Leads zur richtigen Zeit an den richtigen Ort zu bringen. Und es läuft rund um die Uhr, ohne manuelle Überprüfung und ohne Eingaben – genau diesen Modus werden wir für dieses Tutorial wählen.
Als Nächstes gibt es ein paar Grundeinstellungen, um deren Bestätigung ich Sie bitten werde. Sollte der Makler die Nachverfolgung übernehmen? Das ist eigentlich ganz einfach, und dann stellt sich noch die Frage, ob der Mitarbeiter auf automatische E-Mails reagieren soll – dazu gehören beispielsweise Abwesenheitsnotizen. Es ist üblich, diese Funktion zu deaktivieren, doch in manchen Fällen könnte man sich überlegen, sie aktiviert zu lassen, weil man E-Mails mit sehr geringer Kapazität versendet. Man möchte den E-Mail-Austausch ein wenig nachahmen, da sich dies letztendlich positiv auf die Zustellbarkeit und die Reputation beim Versand auswirkt, wenn diese Funktion aktiv bleibt. Aber auch hier gilt: Da dies Übertragungskapazität beansprucht, empfiehlt es sich in der Regel, diese Option einfach deaktiviert zu lassen.
Und dann, ob sie auf Einwände, Ablehnungen oder negative Antworten eingehen sollten oder nicht. Wenn Sie mit der Maus über das kleine Symbol hier fahren, erhalten Sie etwas mehr Informationen dazu. Es reagiert nicht auf die negativsten Antworten. Jemand hat also einen richtig schlechten Tag und sagt dir, du sollst dich verziehen – das wird es einfach ignorieren.
In manchen Fällen kann es jedoch sinnvoll sein, auf Einwände einzugehen, wenn jemand beispielsweise sagt, dass er bereits ein Produkt eines Mitbewerbers nutzt, oder wenn jemand einfach sagt: „Vielen Dank, aber das ist nichts für mich.“ Es hat sich bewährt, darauf zu antworten und zu sagen: „Gerne, vielen Dank für Ihre Zeit und noch einen schönen Tag.“ Genau das bewirkt diese Option. Wenn wir auf „Weiter“ klicken, werden wir aufgefordert, die Kampagnen und Konten auszuwählen, mit denen wir arbeiten möchten.
So können Sie das einrichten: Fügen Sie Ihren Kampagnen und Konten verschiedene Tags hinzu, die Sie dann hier auswählen können. Man könnte zum Beispiel sagen, dass wir für das erste Produkt, das wir haben, den ersten Antwortagenten einrichten wollen, da dieses Produkt verschiedene Funktionen und interne Standardarbeitsanweisungen aufweist, und so weiter. Und deshalb ist Produkt Nummer zwei ein völlig anderes Mittel. Das ist ein Anwendungsfall.
Ein weiterer Anwendungsfall könnte sein, dass Sie die Kundenkonten Ihres Vertriebsteams verwalten möchten, nicht aber die Ihres Kundenbetreuerteams oder Ihres eigenen Teams oder was auch immer. Dafür gibt es viele verschiedene Anwendungsfälle, und mithilfe von Tags lässt sich das verwalten – hier kannst du das einrichten. Sobald Sie fortfahren, gelangen Sie in den Beratungsbereich des KI-Agenten. Das erfordert eine etwas eingehendere Betrachtung, daher hebe ich mir das für das nächste Video auf.
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