Configuración de agentes de IA
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Descubre todo el potencial de la IA con Instantly
Encuentra clientes potenciales interesados, amplía tus campañas de correo electrónico, llega a las bandejas de entrada principales, interactúa de forma más inteligente y consigue más resultados con la IA.
Primeros pasos con los agentes de respuesta con IA en Instantly
Las campañas de correo electrónico en frío a gran escala plantean un reto habitual. Llegan los clientes potenciales, se acumulan las respuestas y, de repente, gestionar la bandeja de entrada nos lleva horas cada día. El ciclo constante de consultar mensajes, redactar respuestas y hacer un seguimiento de los clientes potenciales se convierte en el cuello de botella que frena el crecimiento. Cada respuesta que no se envía supone un posible negocio perdido.
Los agentes de respuesta basados en IA resuelven este problema al encargarse de la parte más laboriosa de la gestión de las conversaciones. En lugar de responder manualmente a cada consulta, objeción y muestra de interés, se programa a un agente para que gestione estas interacciones de forma automática. El resultado son respuestas coherentes y oportunas que mantienen el ritmo de las conversaciones, al tiempo que te permiten dedicar tu atención a actividades de mayor valor.
La trampa del tiempo de la bandeja de entrada
Piensa en cuánto tiempo dedicas actualmente a cambiar constantemente entre herramientas, bandejas de entrada y sistemas de recordatorios. Cada mensaje requiere leerlo, procesarlo, redactar una respuesta y, a menudo, programar un recordatorio para hacer un seguimiento. Si multiplicamos esto por decenas o cientos de respuestas diarias, la carga resulta evidente.
Este enfoque manual también da lugar a incoherencias. Las respuestas precipitadas pueden pasar por alto aspectos importantes. Las respuestas tardías pueden perder fuerza. Es inevitable que algunos mensajes se pierdan por completo. La capacidad humana simplemente no puede seguir el ritmo de una campaña de divulgación a gran escala.
Los agentes de respuesta abordan todos los aspectos de este reto. Responden más rápido de lo que lo haría cualquier persona, a menudo a los pocos minutos de recibir una respuesta. Mantienen una calidad constante independientemente del volumen. Nunca se olvidan de hacer un seguimiento ni se les pasa por alto ninguna respuesta entre el montón de mensajes de su bandeja de entrada.
Cómo funcionan los agentes de respuesta
Un agente de respuesta basado en IA supervisa las respuestas de tu campaña y las gestiona según las reglas que tú establezcas. Cuando un cliente potencial responde, el agente lee el mensaje, determina la categoría de respuesta adecuada y, a continuación, responde automáticamente o añade una respuesta sugerida a la cola para que la revises.
El agente puede gestionar varios tipos de respuesta. Los clientes potenciales interesados reciben información sobre los siguientes pasos y las opciones de programación. Las objeciones se abordan con réplicas pertinentes. Las preguntas dan lugar a respuestas adecuadas. Las respuestas negativas reciben una respuesta de agradecimiento cortés. Cada tipo de interacción sigue las instrucciones que proporciones durante la configuración.
Además de generar respuestas, los agentes de respuesta actualizan las fases de los clientes potenciales y el estado del CRM a medida que avanzan las conversaciones. Esta automatización garantiza que sus sistemas reflejen siempre la situación actual sin necesidad de introducir datos manualmente.
Dos modos de funcionamiento
Instantly ofrece dos modos principales para los agentes de respuesta, cada uno de ellos adaptado a distintos niveles de comodidad y casos de uso.
El modo «Human in the loop» ofrece asistencia mediante IA sin dejar de lado la supervisión humana. El agente redacta respuestas inteligentes y personalizadas basadas en los mensajes recibidos, pero tú revisas y apruebas cada respuesta antes de que se envíe. Este modo resulta útil cuando se prueban por primera vez las respuestas de la IA o cuando las conversaciones requieren un manejo más matizado que prefieres verificar.
El modo de piloto automático elimina el paso de revisión, lo que permite al agente responder de forma autónoma. Se encarga de todo, desde las respuestas iniciales hasta los seguimientos y las actualizaciones del CRM, sin necesidad de que intervengas. Este modo maximiza la eficiencia y funciona bien una vez que se ha entrenado al agente a fondo y se confía en su criterio.
La mayoría de los equipos comienzan con la intervención humana para ganar confianza y, a continuación, pasan al piloto automático a medida que comprueban que el agente funciona según lo previsto.
Ajustes básicos de configuración
La configuración de tu primer agente de respuestas implica tomar varias decisiones de configuración. La interfaz te guía paso a paso, pero conocer las opciones te ayuda a tomar decisiones informadas.
La gestión del seguimiento determina si el agente se encarga de los hilos de conversación en curso o si se centra únicamente en las respuestas iniciales. Por lo general, activar los mensajes de seguimiento suele ser una buena idea en la mayoría de las campañas.
La gestión automática del correo electrónico gestiona respuestas como los mensajes de «fuera de la oficina». Desactivar esta opción es una práctica habitual, ya que responder a las respuestas automáticas rara vez hace avanzar las conversaciones. Sin embargo, algunos equipos lo activan cuando llevan a cabo campañas de bajo volumen, en las que la actividad adicional mejora la capacidad de entrega.
La configuración de gestión de objeciones determina si el agente responde a las respuestas negativas. Cuando está activada, la aplicación cierra de forma educada las conversaciones con los clientes potenciales que no están interesados, en lugar de dejar los hilos sin resolver. Solo omite las respuestas más hostiles que no merecen respuesta.
Selección de campañas y cuentas
Los agentes de respuesta pueden actuar en todas tus campañas o centrarse en segmentos específicos. Las etiquetas proporcionan el mecanismo para esta segmentación. Al etiquetar campañas o cuentas, puedes asignar diferentes agentes a distintos contextos.
Esta flexibilidad permite realizar configuraciones sofisticadas. Podrías utilizar un agente para una línea de productos con características y argumentos de venta específicos, mientras que otro agente se encarga de otro producto con características distintas. Las campañas del equipo de ventas pueden recurrir a agentes distintos a los de las campañas de gestión de cuentas.
La asignación de agentes a contextos específicos garantiza que las orientaciones, el tono y la información que utiliza cada agente sigan siendo pertinentes para las conversaciones que gestiona.
La Fundación para la Formación
La configuración inicial sienta las bases estructurales de tu agente de respuesta. El siguiente paso fundamental consiste en entrenar al agente mediante instrucciones detalladas que determinan cómo responde realmente ante diferentes situaciones.
Este proceso de orientación requiere que analices los patrones que se dan en tus conversaciones habituales. ¿Qué preguntas suelen hacer los clientes potenciales? ¿Qué objeciones plantean? ¿Qué información debe incluirse siempre? ¿Qué es lo que nunca se debe decir?
Convertir estos conocimientos en instrucciones claras permite al agente representar a su empresa de manera eficaz. El trabajo de configuración que dediques a la configuración determina directamente la calidad de las respuestas automáticas que recibirán tus clientes potenciales.
Transcripción del vídeo
¿Cuánto tiempo pierdes revisando tu bandeja de entrada, esperando respuestas y preocupándote por si te has olvidado de hacer un seguimiento de un cliente potencial? Si envías correos electrónicos en frío a gran escala, esto suele ser el cuello de botella. Pasas horas saltando de una herramienta a otra, de una bandeja de entrada a otra y de un recordatorio a otro, y seamos sinceros: dejar de responder a un mensaje puede suponer perder un negocio. Por eso vamos a configurar un agente de respuesta con IA en el sistema de inmediato.
Este agente lee y responde a cada uno de los mensajes que recibes, más rápido y, a menudo, mejor de lo que lo haría una persona. Te puede mantener informado cuando sea necesario, puedes enseñarle a seguir tu estrategia y el agente puede incluso actualizar tu CRM por ti a medida que avanza la negociación. En lugar de pasar todo el tiempo pendiente del buzón de entrada, deja que el agente se encargue del trabajo pesado mientras tú te centras en cerrar las conversaciones que realmente importan. En este minicurso, te guiaré paso a paso para que configures tu propio agente de respuestas, de modo que nunca más tengas que revisar tu bandeja de entrada cien veces al día y puedas ampliar tus actividades de captación de clientes sin aumentar la carga de trabajo manual.
Vamos a ponernos manos a la obra y crear tu primer agente de respuesta con IA.
Esta es exactamente la pantalla que verás en el momento en que configures tu primer agente de IA. Y desde aquí, haz clic en el botón «Añadir nuevo» para configurar tu primer agente. Te pedirá que le pongas un nombre al agente; podemos elegir uno que sea descriptivo o, en nuestro caso, lo llamaremos «agente de prueba».
Aquí es donde puedes elegir entre los dos modos diferentes de agente de IA. Hay un modo en el que interviene el conductor y un modo de piloto automático. Ambos hacen exactamente lo que dice en la caja. El modo «human in the loop» redactará respuestas inteligentes y personalizadas por ti, y tú las revisarás primero.
La mayoría de la gente empieza a utilizar los agentes de IA para recibir sugerencias, de modo que el trabajo ya está hecho y no tienes que escribir todos esos correos manualmente; pero, en algunos casos, puede que haya cosas con las que no te sientas totalmente cómodo enviando en tu nombre, o que pienses: «Oye, aquí es donde necesito un poco más de orientación para poder responder a tu pregunta de la forma correcta, hacer las preguntas de seguimiento adecuadas o enviar los materiales adecuados a esta persona». Hará exactamente eso: te sugerirá esas respuestas y, a partir de ahí, tú serás quien tome la decisión. El piloto automático o el modo totalmente autónomo hace, una vez más, exactamente lo que su nombre indica.
Responderá automáticamente a todas las respuestas a tus correos electrónicos de solicitud de cita, por lo que no tendrás que preocuparte por nada ni temer que se pierdan clientes potenciales. Además, actualizará automáticamente las etapas de los clientes potenciales y los parámetros del CRM, lo que supone un gran ahorro de tiempo y te ayuda enormemente a colocar todos los clientes potenciales en el lugar adecuado en el momento oportuno. Y funciona las 24 horas del día, los 7 días de la semana, sin necesidad de revisión manual ni de introducir datos, y ese es el modo que vamos a seleccionar para este tutorial.
A continuación, hay algunos ajustes básicos que te pediré que confirmes. ¿Debería el agente encargarse de los seguimientos? Eso es bastante sencillo, y luego está la cuestión de si el agente debe responder o no a los correos electrónicos automáticos, como, por ejemplo, los mensajes de «fuera de la oficina». Es habitual desactivarlo; sin embargo, en algunos casos quizá pienses: «Quiero dejarlo activado porque estoy enviando correos electrónicos con un volumen muy reducido», y quieras imitar un poco esa conversación por correo electrónico, ya que, al fin y al cabo, mantenerlo activo tendrá un impacto positivo en tu capacidad de entrega y en tu reputación de envío. Pero, de nuevo, esto consumirá capacidad de envío, por lo que lo más recomendable suele ser dejarlo desactivado.
Y, además, si deben o no gestionar las objeciones, los rechazos o las respuestas negativas. Si pasas el cursor por encima de este pequeño icono, obtendrás un poco más de información al respecto. No responderá ni siquiera a las respuestas más negativas. Si alguien está teniendo un día horrible y te manda a freír espárragos, este no le hará caso.
Sin embargo, en algunos casos puede tener sentido responder a las objeciones, por ejemplo, si alguien dice que ya utiliza un producto de la competencia, o si simplemente dice: «Oye, muchas gracias, pero esto no es para mí». Es recomendable responder diciendo: «Claro, muchas gracias por tu tiempo y que tengas un buen día». Eso es exactamente lo que hará esta opción. Cuando hagamos clic en «Continuar», se nos pedirá que seleccionemos las campañas y las cuentas con las que queremos trabajar.
Para configurarlo, puedes añadir diferentes etiquetas a tus campañas y cuentas, y luego seleccionarlas aquí. Por ejemplo, podríamos decir que, para el producto número uno que tenemos, queremos configurar el agente de respuesta número uno, ya que ese conjunto de productos tiene características diferentes, procedimientos operativos estándar distintos que utilizamos internamente, y demás. Por lo tanto, el producto número dos es un agente completamente diferente. Ese es un ejemplo de aplicación.
Otro caso de uso podría ser que quisieras gestionar las cuentas de tu equipo de ventas, pero no las de tu equipo de gestores de cuentas, ni las de tu equipo, ni las de cualquier otro. Hay muchos casos de uso diferentes para eso, y las etiquetas son la forma de gestionarlo; aquí es donde se configura. Una vez que continúes, accederás a la sección de orientación del agente de IA. Esto requiere un análisis un poco más detallado, así que lo dejaré para el próximo vídeo.
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