Configuration des agents IA
.avif)
Libérez tout le potentiel de l'IA avec Instantly
Identifiez des prospects qualifiés, développez vos campagnes d'e-mails, atteignez les boîtes de réception principales, interagissez plus efficacement et augmentez vos résultats grâce à l'IA.
Premiers pas avec les agents de réponse IA dans Instantly
Les campagnes d'e-mails à froid menées à grande échelle posent un défi bien connu. Les demandes affluent, les réponses s'accumulent, et tout à coup, la gestion de la boîte de réception nous prend des heures chaque jour. Le cycle incessant consistant à consulter ses messages, à rédiger des réponses et à assurer le suivi auprès des prospects devient le frein qui limite la croissance. Chaque réponse manquée représente une affaire potentiellement perdue.
Les agents de réponse basés sur l'IA résolvent ce problème en se chargeant des tâches les plus fastidieuses liées à la gestion des conversations. Au lieu de répondre manuellement à chaque demande, objection ou manifestation d'intérêt, vous formez un agent pour qu'il gère automatiquement ces interactions. Il en résulte des réponses cohérentes et rapides qui permettent de faire avancer les échanges tout en vous libérant du temps pour vous consacrer à des activités à plus forte valeur ajoutée.
Le piège du temps de la boîte de réception
Réfléchissez au temps que vous passez actuellement à passer d'un outil, d'une boîte de réception ou d'un système de rappels à l'autre. Chaque message nécessite d'être lu, traité, de rédiger une réponse et, souvent, de programmer un rappel pour assurer le suivi. Multipliez cela par des dizaines, voire des centaines de réponses quotidiennes, et l'ampleur de la charge de travail devient évidente.
Cette approche manuelle entraîne également des incohérences. Des réponses précipitées risquent de passer à côté de points importants. Des réponses tardives risquent de faire perdre de leur élan. Il arrive inévitablement que certains messages passent complètement inaperçus. Les capacités humaines ne peuvent tout simplement pas suivre le rythme d'une campagne de démarchage à grande échelle.
Les agents de réponse abordent tous les aspects de ce défi. Ils réagissent plus rapidement que n'importe quel être humain, souvent en quelques minutes à peine après avoir reçu une réponse. Ils garantissent une qualité constante, quel que soit le volume. Ils n'oublient jamais de donner suite et ne laissent jamais passer une réponse noyée dans une boîte de réception bondée.
Comment fonctionnent les agents de réponse
Un agent de réponse basé sur l'IA surveille les réponses à votre campagne et les traite selon les règles que vous définissez. Lorsqu'un prospect répond, l'agent lit le message, détermine la catégorie de réponse appropriée, puis répond automatiquement ou place une réponse suggérée en attente pour que vous puissiez la vérifier.
L'agent peut traiter différents types de réponses. Les prospects intéressés reçoivent des informations sur les étapes suivantes et les possibilités de prise de rendez-vous. Les objections sont traitées à l'aide de contre-arguments pertinents. Les questions suscitent des réponses appropriées. Les réponses négatives reçoivent une réponse polie indiquant que le sujet est clos. Chaque type d'interaction suit les instructions que vous fournissez lors de la configuration.
Au-delà de la génération de réponses, les agents de réponse mettent à jour les étapes du cycle de vente et le statut dans le CRM au fur et à mesure que les conversations avancent. Cette automatisation garantit que vos systèmes reflètent toujours la situation réelle, sans nécessiter de saisie manuelle des données.
Deux modes de fonctionnement
Instantly propose deux modes principaux pour les agents chargés des réponses, chacun étant adapté à différents niveaux de confort et cas d'utilisation.
Le mode « Human in the loop » offre une assistance par l'IA tout en préservant le contrôle humain. L'agent rédige des réponses intelligentes et personnalisées en fonction des messages reçus, mais vous devez vérifier et approuver chaque réponse avant son envoi. Ce mode est particulièrement utile lorsque vous testez pour la première fois les réponses générées par l'IA ou lorsque les conversations nécessitent une approche nuancée que vous préférez vérifier.
Le mode « Autopilot » supprime l'étape de vérification, permettant ainsi à l'agent de répondre de manière autonome. Il gère tout, des premières réponses aux relances en passant par les mises à jour du CRM, sans que vous ayez à intervenir. Ce mode optimise l'efficacité et fonctionne bien une fois que vous avez formé l'agent de manière approfondie et que vous faites confiance à son jugement.
La plupart des équipes commencent par un mode « human-in-the-loop » pour gagner en confiance, puis passent au pilotage automatique une fois qu'elles ont vérifié que l'agent fonctionne comme prévu.
Paramètres de configuration de base
La mise en place de votre premier agent de réponse nécessite de prendre plusieurs décisions de configuration. L'interface vous guide à chaque étape, mais connaître les différentes options vous aide à faire des choix éclairés.
La gestion du suivi détermine si l'agent gère les fils de conversation en cours ou s'il se concentre uniquement sur les réponses initiales. Il est généralement judicieux d'activer les suivis pour la plupart des campagnes.
La gestion automatique des e-mails prend en charge les réponses telles que les messages d'absence du bureau. Il est courant de désactiver ce paramètre, car répondre aux réponses automatiques ne fait que rarement avancer les conversations. Cependant, certaines équipes l'activent lorsqu'elles mènent des campagnes à faible volume, car cette activité supplémentaire favorise la délivrabilité.
La gestion des objections permet de définir si l'agent doit réagir face à des réponses négatives. Lorsqu'elle est activée, cette fonctionnalité permet à l'agent de clore poliment les conversations avec les prospects qui ne sont pas intéressés, plutôt que de laisser les fils de discussion en suspens. Il ignore uniquement les réponses les plus hostiles qui ne méritent aucune réponse.
Sélection de la campagne et du compte
Les agents de réponse peuvent intervenir sur l'ensemble de vos campagnes ou se concentrer sur des segments spécifiques. Les balises permettent de mettre en place ce ciblage. En attribuant des balises aux campagnes ou aux comptes, vous pouvez affecter différents agents à différents contextes.
Cette flexibilité permet des configurations sophistiquées. Vous pouvez confier à un agent une gamme de produits présentant des caractéristiques et des arguments de vente spécifiques, tandis qu'un autre agent se chargera d'un autre produit aux caractéristiques distinctes. Les campagnes menées par l'équipe commerciale peuvent faire appel à des agents différents de ceux des campagnes de gestion des comptes.
L'adaptation des agents au contexte garantit que les conseils, le ton et les informations fournis par chaque agent restent pertinents par rapport aux conversations qu'il gère.
La Fondation pour la formation
La configuration initiale établit les bases structurelles de votre agent de réponse. La prochaine étape cruciale consiste à former l'agent à l'aide d'instructions détaillées qui déterminent la manière dont il réagit concrètement à différentes situations.
Ce processus d'accompagnement nécessite de réfléchir aux schémas qui se dégagent de vos conversations habituelles. Quelles sont les questions que posent généralement les prospects ? Quelles objections soulèvent-ils ? Quelles informations faut-il toujours inclure ? Qu'est-ce qu'il ne faut jamais dire ?
En traduisant ces connaissances en consignes claires, vous permettez à l'agent de représenter efficacement votre entreprise. Le temps que vous consacrez à la configuration du système de réponse automatisée détermine directement la qualité des réponses que vos prospects recevront.
Transcription de la vidéo
Combien de temps perdez-vous à consulter votre boîte de réception, à relancer les gens pour obtenir une réponse et à vous demander si vous avez oublié de faire le suivi d'un prospect ? Si vous envoyez des e-mails à froid à grande échelle, c'est généralement là que se situe le goulot d'étranglement. Vous passez des heures à jongler entre les différents outils, boîtes de réception et rappels, et soyons honnêtes, manquer une seule réponse peut vous faire perdre une affaire. C'est pourquoi nous allons mettre en place un agent de réponse automatisé dès maintenant.
Cet agent lit et répond à chacune de vos réponses, plus rapidement et souvent mieux qu'un être humain ne le ferait. Il peut vous mettre au courant quand c'est nécessaire, vous pouvez le configurer pour qu'il suive votre stratégie commerciale, et l'agent peut même mettre à jour votre CRM pour vous au fur et à mesure que la transaction avance. Au lieu de passer votre temps dans votre boîte de réception, vous laissez l'agent s'occuper des tâches fastidieuses pendant que vous vous concentrez sur la conclusion des conversations qui comptent. Dans ce mini-cours, je vais vous guider pas à pas pour configurer votre propre agent de réponse automatique, afin que vous n'ayez plus jamais à vérifier votre boîte de réception une centaine de fois par jour et que vous puissiez développer vos activités de prospection sans alourdir votre charge de travail manuelle.
Allons-y et créons votre premier agent de réponse basé sur l'IA.
Voici exactement l'écran qui s'affichera dès que vous commencerez à configurer votre premier agent IA. À partir de là, cliquez sur le bouton « Ajouter » pour configurer votre premier agent. Le programme vous demandera de nommer l'agent ; nous pouvons lui donner un nom évocateur, mais dans notre cas, nous allons l'appeler « agent de test ».
C'est ici que vous pouvez choisir entre les deux modes d'agent IA disponibles. Il y a le mode « intervention humaine » et le mode « pilote automatique ». Ils font tous les deux exactement ce qui est indiqué sur l'emballage. En mode « Human in the Loop », le système rédigera pour vous des réponses intelligentes et personnalisées, que vous devrez d'abord relire.
La plupart des gens commencent par utiliser des agents IA qui leur fournissent des suggestions ; ainsi, le travail est fait pour eux et ils n’ont pas à rédiger manuellement tous ces e-mails. Mais dans certains cas, il se peut que vous ne soyez pas tout à fait à l’aise à l’idée d’envoyer certains messages en votre nom, ou que vous vous disiez : « Écoutez, c'est là que j'ai besoin d'un peu plus d'indications pour pouvoir répondre correctement à votre question, poser les bonnes questions de suivi ou envoyer les bons documents à cette personne. C'est exactement ce qu'il fera : il vous proposera ces réponses, puis ce sera à vous de prendre la décision finale. Le mode « Autopilot » ou mode entièrement autonome fait exactement ce que son nom indique.
Il répondra automatiquement à tous les messages reçus en réponse à vos e-mails d'appel, vous n'aurez donc pas à vous en soucier ni à craindre de perdre des prospects. De plus, il mettra à jour pour vous les étapes de gestion des prospects et les normes CRM, ce qui vous fera gagner un temps considérable et vous aidera vraiment à classer tous les prospects au bon endroit et au bon moment. Et cela fonctionne 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, sans vérification manuelle ni intervention de l'utilisateur, et c'est ce mode que nous allons choisir pour ce tutoriel.
Ensuite, je vais vous demander de confirmer quelques paramètres de base. L'agent doit-il se charger du suivi ? C'est assez simple, mais il faut aussi se demander si l'agent doit répondre aux e-mails automatiques, comme par exemple les messages d'absence du bureau. Il est courant de désactiver cette option, mais dans certains cas, vous pourriez vous dire que vous préférez la laisser activée, car vous envoyez des e-mails à très faible débit ; vous souhaitez ainsi reproduire un peu le flux d'une conversation par e-mail, car au final, le fait de laisser cette option activée aura un impact positif sur votre délivrabilité et votre réputation d'expéditeur. Mais là encore, cela mobilise de la bande passante, c'est pourquoi il est généralement préférable de ne pas l'activer.
Et ensuite, s'ils doivent ou non gérer les objections, les refus ou les réponses négatives. Si vous passez la souris sur cette petite icône, vous obtiendrez un peu plus d'informations à ce sujet. Il ne répondra pas aux commentaires les plus négatifs. Si quelqu'un passe une très mauvaise journée et te dit d'aller te faire voir, il ignorera cette remarque.
Mais dans certains cas, il peut être judicieux de répondre aux objections, par exemple si quelqu'un dit qu'il utilise déjà un produit concurrent, ou s'il dit simplement : « Écoutez, merci beaucoup, mais ce n'est pas pour moi. » Il est de bon ton de répondre en disant : « Bien sûr, merci beaucoup pour votre temps et bonne journée. » C'est exactement ce que cette option va faire. Lorsque nous cliquons sur « Continuer », le système nous demandera de sélectionner les campagnes et les comptes sur lesquels nous souhaitons travailler.
Pour configurer cela, vous pouvez ajouter différentes balises à vos campagnes et à vos comptes, puis les sélectionner ici. On pourrait, par exemple, dire que pour le produit numéro un que nous avons, nous voulons configurer l'agent de réponse numéro un, car cet ensemble de produits présente des caractéristiques différentes, des procédures opérationnelles standard différentes que nous utilisons en interne, etc. C'est pourquoi le produit numéro deux est tout simplement un agent complètement différent. C'est un exemple d'utilisation.
Un autre cas d'utilisation pourrait être que vous souhaitiez gérer les comptes de votre équipe commerciale, mais pas ceux de votre équipe de chargés de clientèle, ni ceux de votre équipe, etc. Il existe de nombreux cas d'utilisation différents pour cela, et c'est grâce aux balises que vous pouvez les gérer ; c'est ici que vous configurez tout cela. Une fois que vous avez cliqué sur « Continuer », vous accédez à la section « Conseils » de l'agent IA. Cela mérite d'être approfondi, je vais donc garder ça pour la prochaine vidéo.
Ressources
Cours
.svg)
Suggestions
%20(1).svg)
Libérez tout le potentiel de l'IA
Avec
Commencez dès maintenant pour accéder à des modèles exclusifs et faire passer vos projets au niveau supérieur.
Ne laissez plus une mauvaise délivrabilité mettre à mal votre pipeline. Rejoignez plus de 50 000 équipes commerciales qui ont adopté Instantly pour améliorer le placement de leurs e-mails dans la boîte de réception, augmenter les taux de réponse et conclure davantage de ventes.
Aucune carte de crédit n'est requise.
.svg)
%20(1).svg)