Coordinación de la comunicación multicanal 4
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Webhooks y coordinación multicanal
Una vez que las campañas están en marcha y los agentes de atención al cliente gestionan las conversaciones, el siguiente paso consiste en conectar tus iniciativas de divulgación con plataformas externas. Los webhooks actúan como puente para ampliar tu alcance más allá del correo electrónico, abarcando la publicidad, LinkedIn, las actualizaciones del CRM y cualquier otro sistema que admita activadores automáticos.
Qué son los webhooks
Los webhooks envían datos desde Instantly a destinos externos cada vez que se producen eventos específicos. Se trata, básicamente, de notificaciones automáticas que avisan a otros sistemas cuando ocurre algo importante en tu campaña de divulgación.
Puede que esto suene técnico, pero su aplicación práctica es muy sencilla. Cuando un cliente potencial abre un correo electrónico, puedes activar una acción en otro lugar. Cuando alguien hace clic en un enlace, se produce otra acción. Cuando se les marca como interesados, aparece otro más. Cada tipo de evento puede enviar datos a un destino diferente en función de tus necesidades de coordinación.
Las plataformas de automatización como Make, Zapier y n8n suelen ser destinos habituales para los webhooks. Estas herramientas reciben los datos y los envían a sus destinos finales: tu CRM, plataformas publicitarias, herramientas de automatización de LinkedIn, notificaciones de Slack o cualquier otro lugar que complete tu flujo de trabajo.
Configuración de activadores de eventos
La configuración de webhooks en Instantly ofrece varios tipos de eventos que pueden activarse. Correo electrónico enviado, correo electrónico abierto, enlace pulsado, cliente potencial marcado como interesado, demostración reservada, campaña completada. Cada evento tiene una función de orquestación diferente.
Los activadores de correo electrónico pueden añadir clientes potenciales a las audiencias de los anuncios de forma inmediata. En cuanto reciban tu correo electrónico, empezarán a ver tus anuncios. Este efecto de familiaridad aumenta la eficacia del correo electrónico.
Los clics en los enlaces indican una participación activa y, a menudo, requieren una respuesta inmediata. El hecho de que un cliente potencial haya hecho clic en tu contenido indica que ha mostrado interés. Esto podría activar una notificación de Slack que invite a alguien a llamar mientras el cliente potencial está interactuando activamente.
Los eventos de finalización de campaña permiten la escalación por canales. Cuando la campaña de correo electrónico concluya sin que se haya producido ninguna conversión, puedes redirigir automáticamente a los clientes potenciales a secuencias de LinkedIn o aumentar la inversión publicitaria. El webhook garantiza que ninguna cuenta cualificada deje de recibir atención simplemente porque un canal haya agotado sus interacciones.
El webhook de clientes potenciales interesados
Una configuración especialmente útil activa los webhooks cuando los clientes potenciales se marcan como interesados. Tanto si lo ha marcado tu agente de respuesta como si se ha marcado manualmente, este estado indica que se trata de alguien en quien merece la pena invertir más.
Al recibir este evento desencadenante, puedes añadir al cliente potencial a campañas de retargeting en las que se muestren casos prácticos y testimonios de otros clientes. Han mostrado interés, pero aún no se han decidido. Rodearlos de contenido que les reafirme les ayuda a dar el paso hacia una reunión.
Esto resulta especialmente eficaz en los ciclos de venta más largos. Es posible que un cliente potencial que haya mostrado interés no reserve de inmediato. Pero si siguen viendo tus casos prácticos y testimonios durante los días siguientes, seguirán interesados en tu marca. Cuando estén listos para dar el paso, pensarás en ti primero.
El webhook de Demo Booked
Las reuniones programadas representan otra oportunidad de gran valor para generar ventas. Estos clientes potenciales se han comprometido a mantener una conversación, pero es posible que la reunión no se celebre hasta dentro de unos días. El tiempo que transcurre entre la reserva y la reunión supone un riesgo. Los clientes potenciales se olvidan, cambian sus prioridades o se echan atrás.
Los webhooks activados por las reservas de demostraciones pueden poner en marcha campañas publicitarias específicas diseñadas para ese momento. Muestra contenido detallado que informe previamente a los clientes potenciales sobre tu solución. Muestra testimonios de clientes que generen confianza. Recuérdales por qué reservaron en primer lugar.
Los clientes potenciales que llegan a las reuniones ya interesados gracias a este contenido se convierten en clientes con una tasa significativamente mayor. Básicamente, han hecho su investigación a través de los anuncios que les has seleccionado. La conversación de ventas parte de una posición más sólida.
Webhook de «Campaña completada»
Cuando las campañas de correo electrónico no generan conversiones, te enfrentas a una decisión. Deja que el cliente potencial se vaya o activa canales adicionales. Especialmente en el caso de las cuentas de primer nivel, rendirse tras el correo electrónico parece prematuro.
El webhook de «campaña completada» permite la escalación automática de canales. Los clientes potenciales que hayan recibido todos tus correos electrónicos sin responder pueden pasar a las secuencias de LinkedIn. Es posible que lancen campañas publicitarias más agresivas. El sistema mantiene el interés incluso cuando el correo electrónico por sí solo no ha logrado la conversión.
Este enfoque maximiza el valor de tu trabajo de segmentación. Identificar y calificar cuentas requiere esfuerzo. Descartar esas cuentas tras un solo canal parece poco eficiente. La escalada multicanal te ofrece múltiples oportunidades de conversión con cada cliente potencial cualificado.
Coordinación de varios webhooks
Una coordinación sofisticada suele implicar la colaboración de varios webhooks. Se envía un correo electrónico para poner en marcha los anuncios de referencia. Otro factor que impulsa el aumento del gasto en publicidad. Una tercera reunión programada para cambiar el contenido creativo por el contenido previo a la reunión. Se ha completado una cuarta campaña publicitaria para promocionar LinkedIn.
Este enfoque por niveles crea experiencias dinámicas que se adaptan al recorrido de cada cliente potencial. En lugar de secuencias fijas, los clientes potenciales experimentan flujos que se adaptan a su comportamiento. La coordinación se lleva a cabo automáticamente en función de las señales que capta tu sistema.
Conexión a tu pila
Las plataformas concretas que reciben tus webhooks dependen de tu pila tecnológica. Es posible que HubSpot reciba datos de clientes potenciales para actualizar el CRM. Es posible que las plataformas publicitarias de Google o LinkedIn reciban actualizaciones sobre la audiencia. Es posible que Slack reciba notificaciones por acciones realizadas por personas.
El modelo habitual consiste en utilizar plataformas de automatización como intermediarios. Make, Zapier o n8n reciben el webhook de Instantly y, a continuación, envían los datos a varios destinos según la lógica que configures. Este enfoque de concentrador simplifica la gestión y permite al mismo tiempo un enrutamiento complejo.
Una vez configurados los webhooks, tu alcance va más allá del correo electrónico y se convierte en un sistema verdaderamente multicanal. Cada interacción de la campaña puede desencadenar las acciones adecuadas en todo tu sistema. El siguiente paso consiste en utilizar Copilot para supervisar y optimizar este sistema coordinado.
Transcripción del vídeo
Ahora echemos primero un vistazo rápido a los diferentes tipos de eventos. Ya está, el correo ya está enviado. Puedes decir que, cada vez que alguien reciba ese primer correo electrónico, se le añada a mi público de anuncios. Por ejemplo, puedo añadirlos a una lista activa de HubSpot, y esa lista de HubSpot está integrada con mi cuenta de Google Ads.
Así que, cuando alguien reciba mi correo electrónico, en cuanto lo reciba, empezará a ver mis anuncios, por ejemplo. O también puedes hacerlo al revés. Primero muestra los anuncios; ellos saben quién eres, y solo después de que hayan visto tus anuncios al menos tres veces, podrían añadirlos a una campaña. Hay muchas formas creativas diferentes de llevar a cabo esta acción, y es cuestión de probar y ver cuál te funciona mejor.
No voy a repasar todas ellas en detalle, pero si estás haciendo un seguimiento específico de las aperturas o los clics en los correos electrónicos, eso puede dar lugar a automatizaciones realmente interesantes. En el momento en que alguien hace clic en un enlace de tu correo electrónico, está claro que está interactuando con tu contenido, y ahí es cuando quizá te interese llamarle por teléfono. Puedes configurar una automatización; puedes hacerlo al instante desde la propia plataforma, y eso es un auténtico enfoque multicanal. Cuando la gente piensa en el multicanal, piensa en el correo electrónico, en LinkedIn, quizá en algunos anuncios, mientras que el teléfono es una parte realmente importante de todo ello. En cuanto veas que alguien interactúa con tu contenido, ese suele ser el mejor momento para llamar por teléfono.
Así que, cuando hagan clic en un correo electrónico, puedes configurar una automatización para avisar a un agente, y es posible que este reciba una notificación en Slack. Se registran al instante en tu CRM, tienes un número de teléfono configurado, ves al cliente potencial que hace clic en ese enlace, y descuelgas el teléfono para intentar concertarle una demostración en ese mismo momento. Así que esa es una estupenda automatización relacionada con Allbound que también puedes configurar. En cuanto alguien muestre interés, lo analizaremos en un momento.
Si alguien ha cambiado el estado a «reuniones programadas», quizá quieras actualizarlo en tu CRM, o asegurarte de que se añaden a tu lista de bajas, a tu lista de bloqueados o a tu lista de contactos prohibidos. Y luego, al cabo de unos seis meses, los eliminas de ahí, porque así podrás volver a contactar con ellos si aún no se ha cerrado el trato, etc. Hay muchas cosas que puedes configurar ahí. Por ahora, nos vamos a centrar únicamente en esta opción de «campaña completada» que vemos aquí.
Y lo que queremos hacer es seleccionar la campaña de más de cincuenta millones. Estas son nuestras cuentas de primer nivel. Estas son las empresas que facturan más de cincuenta millones. Estamos muy ilusionados con estas cuentas y, en cuanto finalice la campaña, se enviarán, por ejemplo, a Make o a NNN.
Podemos echar un vistazo rápido. Vale, ¿quién no ha contestado? ¿Con quién no hemos concertado una demostración? Vamos a añadir a esas personas a Xpendi y a HeyReach, y ahora vamos a empezar a contactar con ellas en LinkedIn.
Solo para asegurarnos de que estamos sacando el máximo partido a todo. Sí, vamos a enviar correos electrónicos, quizá de inmediato, y también les llamaremos dentro de esa misma campaña. Pero en cuanto termine la campaña, nos centraremos en las personas que no hayan reservado una demostración y empezaremos a ponernos en contacto con ellas a través de diferentes plataformas. Y así es como queremos utilizar este webhook.
Ese es el webhook que quieres añadir, y lo vamos a añadir. Hay otro webhook que también vamos a añadir. Esto dará lugar a algunas campañas publicitarias realmente interesantes que he creado en el pasado y que son fundamentales a la hora de mejorar tus tasas de conversión de ventas. Así que, en cuanto a tu estrategia de captación de clientes potenciales, cómo la organizas... En realidad, tienes que pensar en el panorama general; no basta con decir: «Vale, tenemos la estrategia de captación, hemos concertado una demostración y ya está», sino que hay que pensar de forma más integral. Te voy a explicar por qué y te voy a mostrar exactamente a qué me refiero con eso.
Así que vamos a añadir otro webhook, y el webhook que vamos a configurar es «El cliente potencial está marcado como interesado». Ahora bien, en cuanto alguien se marque como interesado, independientemente de la campaña —en este caso, voy a configurarlo para «Todas las campañas»—, quiero empezar a mostrarle anuncios con casos prácticos o anuncios basados en testimonios, ya que está interesado y es probable que solicite una demostración. Incluso puedo configurarlo para que se active en el momento en que alguien reserve una demostración, es decir, cuando se programe la demostración. Entonces empieza a mostrarles esos anuncios con casos prácticos o, en nuestro caso, solemos tener un vídeo de larga duración que funciona muy bien.
En resumen, todos los que dijeron: «Vale, he visto ese vídeo», lo han convertido. Luego queremos asegurarnos de que, en el momento en que alguien muestre interés o solicite una demostración, lo añadamos, por ejemplo, a una lista activa de HubSpot o a diferentes tipos de campañas publicitarias que le muestren específicamente esos anuncios y ese tipo de contenido. Así que llegan a la llamada ya preparados y, en cierto modo, con la venta casi cerrada, y saben quién eres, han visto tus casos prácticos porque tú se los has mostrado, como si hubieras pagado por enseñárselos, porque no puedes confiar en que reserven esa demostración y luego hagan su propia investigación, lean todos tus casos prácticos, vean todos tus testimonios y, en cierto modo, se vendan a sí mismos, porque están ocupados y es probable que no lo hagan.
Así que debes asegurarte de que no se olviden de ti, porque quizá hayan concertado una llamada para la semana que viene y, cuando llegue el día, se pregunten: «¿Quién era esa persona?». ¿Cómo se llamaba esa empresa? Quieres configurar esa campaña de retargeting. Vale, a quien le interese, reservad la demostración, enseñadles nuestro caso práctico, mostradles las opiniones de otros clientes y aseguraos de que se les incluya en esas campañas publicitarias.
Y así es como se configura. Introduce aquí la URL de tu webhook, da igual si utilizas Make, Zapier o lo haces directamente en HubSpot. Lo configuras aquí mismo: el cliente potencial se marca como interesado o se reserva una demostración. Todas las campañas se incluyen en una lista diferente, y a los usuarios se les muestran estos anuncios específicos de retención con toda tu prueba social.
Y verás cómo tus tasas de conversión se disparan, tal y como se suele decir.
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