Cómo encontrar clientes potenciales - Lección 5
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Gestión de listas de clientes potenciales
Las listas son las unidades organizativas de tu actividad de captación de clientes potenciales. La forma en que se crean, mantienen y utilizan las listas influye directamente en la eficacia de las campañas y en la eficiencia operativa. Una buena gestión de las listas puede parecer algo trivial, pero es lo que distingue a las operaciones bien organizadas de las caóticas.
Fuentes para la creación de listas
Los clientes potenciales llegan a tus listas desde múltiples fuentes. Conocer estas fuentes te ayuda a elaborar listas exhaustivas sin duplicaciones ni lagunas.
La búsqueda directa a través de SuperSearch genera clientes potenciales que cumplen criterios específicos. Estas búsquedas generan listas completamente nuevas basadas en tus parámetros de segmentación. La mayor parte de la prospección de nuevos clientes comienza con listas generadas por SuperSearch.
Las importaciones incorporan clientes potenciales procedentes de fuentes externas a Instantly. Los archivos CSV de datos adquiridos, los segmentos exportados desde otras herramientas y las listas creadas manualmente se importan a través de la función de importación. La estandarización de los procesos de importación garantiza la calidad de los datos y la coherencia en la asignación de campos.
Las integraciones con otras herramientas transfieren automáticamente los clientes potenciales a Instantly. Las integraciones con sistemas CRM, las conexiones con herramientas de automatización de marketing y las transferencias basadas en webhooks generan un flujo constante de clientes potenciales. La automatización reduce el trabajo manual, pero requiere supervisión para garantizar la calidad.
Las adiciones manuales se realizan de una en una. Los clientes potenciales identificados a través de búsquedas propias, recomendaciones o consultas recibidas se añaden directamente. Aunque no son escalables, las entradas manuales suelen incluir tus oportunidades más prometedoras.
Organización y estructura
La organización de la lista debe adaptarse a tus necesidades operativas. Las diferentes campañas, segmentos y fases del trabajo requieren listas distintas. Una estructura bien definida evita la confusión y permite gestionar las campañas de forma eficaz.
Las listas orientadas a campañas agrupan a los clientes potenciales para iniciativas de divulgación específicas. Cada campaña envía mensajes a su propia lista, y la gestión de listas incluye el traslado de clientes potenciales entre campañas según sea necesario.
Las listas orientadas a segmentos agrupan a los clientes potenciales por características, independientemente del estado actual de la campaña. Los segmentos por sector, por tamaño de empresa y por puesto permiten llevar a cabo campañas y análisis específicos.
Las listas basadas en el estado permiten realizar un seguimiento de la fase del proceso en la que se encuentran los clientes potenciales. Los clientes potenciales nuevos, los contactados, los activos y los descartados pueden figurar en listas distintas entre las que se van moviendo a medida que avanzan en el proceso.
La estructura adecuada depende de tu forma de trabajar. Algunas empresas prefieren listas de campaña sencillas. Otros necesitan jerarquías complejas. Empieza por lo sencillo y añade complejidad solo cuando la estructura actual plantee problemas.
Filtrado y segmentación
Las listas extensas se benefician del filtrado y la segmentación, que permiten crear subgrupos específicos sin duplicar datos.
Los filtros te permiten ver subconjuntos de una lista según determinados criterios. La opción «Mostrarme los clientes potenciales de esta lista que pertenecen al sector tecnológico» crea una vista filtrada sin necesidad de crear una lista aparte. Los filtros permiten trabajar de forma selectiva en listas más extensas.
Los segmentos guardan vistas filtradas para poder utilizarlas repetidamente. Siempre que sea necesario, se puede aplicar un segmento que combine varios criterios de filtrado sin tener que volver a configurar el filtro cada vez. Los segmentos mejoran la eficiencia de las vistas comunes.
Los segmentos dinámicos se actualizan automáticamente a medida que cambian los datos de los clientes potenciales. Si se segmenta por estado de interacción, los clientes potenciales pasan automáticamente de un segmento a otro a medida que interactúan o dejan de hacerlo. La segmentación dinámica reduce el mantenimiento manual.
Asignación y desplazamiento
A menudo, los clientes potenciales deben asignarse a miembros del equipo o trasladarse de una lista a otra a medida que cambia su estado. La gestión de estos flujos permite mantener tu negocio bien organizado.
Las reglas de asignación dirigen automáticamente los clientes potenciales a los miembros del equipo correspondientes. Los nuevos clientes potenciales pueden asignarse por rotación, por zona o según otros criterios. La asignación automática garantiza la atribución inmediata y evita que los clientes potenciales queden sin atender.
Las reglas de movimiento determinan el orden de las listas en función de los desencadenantes. Un cliente potencial que responda podría pasar automáticamente de la lista de clientes potenciales a la lista de clientes activos. El movimiento basado en reglas garantiza la precisión de la lista sin necesidad de intervención manual.
El modo manual permite gestionar las excepciones y tomar decisiones discrecionales. Cuando las reglas no contemplan una situación, o cuando es necesario anular el comportamiento automático, el movimiento manual permite tomar el control. Facilita los movimientos manuales, pero fomenta el cumplimiento de los procesos.
Exportación y sincronización
Los clientes potenciales deben salir de Instantly al igual que entrar. Las funciones de exportación y sincronización conectan tus actividades de prospección con los procesos posteriores.
La función «Exportar a CSV» crea archivos que se pueden utilizar en otras herramientas o compartir. Es posible que sea necesario exportar los resultados de las campañas, los clientes potenciales cualificados y los resultados de las investigaciones para su análisis o para su entrega.
La sincronización con el CRM envía los datos de los clientes potenciales y la actividad a tu sistema de gestión de relaciones con los clientes. Esta integración garantiza que tu CRM refleje la actividad de prospección y mantenga actualizada la única fuente de información fiable.
La sincronización de integración se conecta con otras herramientas de tu entorno. Es posible que las plataformas de automatización de marketing, las plataformas de interacción comercial y las herramientas de comunicación necesiten datos de clientes potenciales de Instantly. Una integración adecuada evita tener que volver a introducir los datos manualmente y las inconsistencias en los datos.
Mantenimiento e higiene
Las listas se deterioran con el tiempo. La gente cambia de trabajo, las empresas quiebran y las direcciones de correo electrónico dejan de ser válidas. El mantenimiento continuo garantiza el buen funcionamiento de las listas.
Las comprobaciones periódicas permiten identificar los contactos con datos de contacto incorrectos. Eliminar o actualizar los registros erróneos antes de las campañas evita los rebotes que perjudican la capacidad de entrega.
La detección y fusión de duplicados mantiene las listas ordenadas. A medida que llegan clientes potenciales de múltiples fuentes, se acumulan los registros duplicados. La deduplicación periódica garantiza la precisión de la lista y evita que se envíen mensajes duplicados, lo cual puede resultar embarazoso.
El archivo elimina los clientes potenciales obsoletos de las listas activas. Los clientes potenciales con los que se ha contactado exhaustivamente sin que se haya producido ninguna interacción solo sirven para saturar las listas sin aportar ningún valor. El archivo permite que las listas activas se centren en oportunidades reales.
Transcripción del vídeo
Por último, hay diferentes acciones que puedes llevar a cabo con los clientes potenciales que has añadido a las distintas listas que tienes. En primer lugar, cuando tengas una lista de clientes potenciales aquí mismo, puedes hacer clic en el botón de acción y añadir nuevos clientes potenciales. Al hacer clic en «Añadir clientes potenciales», podrás ver las diferentes fuentes que tienes disponibles. Puedes subir un archivo CSV. Puedes obtener más clientes potenciales a través de SuperSearch, introducirlos manualmente o conectarte directamente a Google Sheets.
Cuando vuelvas a hacer clic en «Añadir cambios», aparecerá directamente la opción de exportar. Puedes exportar los diferentes leads que tienes aquí, pero puedes seleccionar la fuente a la que deseas exportarlos, dependiendo de si tienes conectado un CRM o un secuenciador diferente al que puedas exportar estos leads. Además, puedes sincronizarlos con tu CRM, mantenerlo actualizado de esa forma, o utilizar otro secuenciador si lo prefieres.
Además, hay una opción de filtros. Quizás ya hayas trabajado en esta lista. Esta es una lista a la que ya te has dirigido y de la que ahora quieres filtrar según diferentes estados. Te interesa fijarte en las personas que han respondido, que han hecho clic en el enlace, que quizá se hayan dado de baja, que quizá no hayan abierto el correo, que quizá aún no se les haya contactado, o que quizá estén en una secuencia posterior o en una categoría específica.
Sea lo que sea lo que estés buscando, aquí puedes filtrar los resultados. En los que añadas ese filtro, puedes añadir otra condición. Así que puedes añadir diferentes condiciones aquí y, a continuación, crear estas diferentes listas, estas sublistas dentro de tu lista principal, utilizando estos filtros; o quizá asignar clientes potenciales en función de ello, o añadirlos a diferentes campañas según las condiciones y los filtros que hayas creado. Debajo de eso, puedes consultar el historial de esa lista.
Existe la opción de editar la lista, que te permite modificar el propietario o el nombre de la lista, así como la opción de actualización automática. Ya lo hemos comentado varias veces. Una vez que lo actives, los nuevos clientes potenciales que se añadan a esta lista pasarán automáticamente por todos los procesos de enriquecimiento que hayas configurado, ya sea el enriquecimiento de correo electrónico, el enriquecimiento adicional o el enriquecimiento mediante IA. Lo revisará todo.
Cuando empecemos a seleccionar clientes potenciales, aquí puedes seleccionar a todas las personas de esta lista o a un número concreto. Verás que aparecen botones adicionales justo aquí. Una vez más, puedes consultar el historial de estos clientes potenciales concretos. También puedes realizar acciones específicas en las filas.
Puedes ejecutar todas las filas; con esto nos referimos a ejecutar los enriquecimientos. Quizá tenías desactivada la actualización automática y has añadido algún tipo de mejora, tal vez mejoras de IA, o lo que sea. Puedes seleccionar un número concreto de filas y procesarlas. Puedes descargar esta lista seleccionada o asignar los clientes potenciales a otra persona de tu empresa, por ejemplo, a un comercial concreto que podría encargarse de ellos.
Ahí es donde puedes hacerlo. O también puedes moverlos. Así podrás asignarlos a una campaña concreta. Puedes seleccionar la campaña de destino.
Puedes copiar los clientes potenciales allí, o puedes desmarcar esa opción, en cuyo caso se trasladarán por completo a esa lista y no permanecerán en la lista original. Y comprueba si hay duplicados en todas las campañas. Siempre recomiendo mantener esa opción activada para asegurarte de que no te pones en contacto con el mismo cliente potencial dos veces. Por último, puedes pasar a otra lista.
Quizás así es como mantienes todo organizado. Puedes seleccionar a todas las personas que aparecen aquí o solo a algunas y moverlas a otra lista. Se trata de diferentes acciones, acciones de roles y otras opciones que tienes a tu disposición aquí mismo, en la búsqueda avanzada de tu lista de clientes potenciales.
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