Trouver des prospects - Leçon 5

Gestion des listes de prospects

Les listes constituent les unités organisationnelles de votre activité de prospection. La manière dont vous créez, gérez et utilisez vos listes a une incidence directe sur l'efficacité de vos campagnes et sur votre efficacité opérationnelle. Une bonne gestion des listes peut sembler banale, mais c'est ce qui distingue les opérations bien organisées de celles qui sont chaotiques.

Sources de création de listes

Les prospects proviennent de différentes sources. Comprendre ces sources vous aide à établir des listes exhaustives, sans doublons ni lacunes.

La recherche directe via SuperSearch génère des prospects correspondant à des critères spécifiques. Ces recherches génèrent de toutes nouvelles listes en fonction de vos paramètres de ciblage. La plupart des nouvelles prospections commencent par des listes générées par SuperSearch.

Les importations permettent d'importer des prospects provenant de sources externes dans Instantly. Les fichiers CSV provenant de données achetées, les segments exportés depuis d'autres outils et les listes créées manuellement sont tous importés via la fonction d'importation. La standardisation des processus d'importation garantit la qualité des données et la cohérence du mappage des champs.

Les intégrations avec d'autres outils transfèrent automatiquement les prospects vers Instantly. Les intégrations CRM, les connexions d'automatisation du marketing et les transferts via webhooks assurent tous un flux continu de prospects. L'automatisation réduit le travail manuel, mais nécessite une surveillance pour garantir la qualité.

Les ajouts manuels s'effectuent un par un. Les prospects individuels identifiés grâce à des recherches personnelles, à des recommandations ou à des demandes spontanées sont ajoutés directement. Même si elles ne sont pas évolutives, les saisies manuelles concernent souvent vos opportunités les plus prometteuses.

Organisation et structure

L'organisation des listes doit répondre à vos besoins opérationnels. Chaque campagne, chaque segment et chaque étape du travail nécessite des listes différentes. Une structure bien pensée évite toute confusion et permet une gestion efficace des campagnes.

Les listes axées sur les campagnes regroupent des prospects dans le cadre d'actions de prospection spécifiques. Chaque campagne s'adresse à sa propre liste, et la gestion des listes consiste notamment à transférer les prospects d'une campagne à l'autre selon les besoins.

Les listes par segment regroupent les prospects en fonction de leurs caractéristiques, quel que soit le statut actuel de la campagne. Les segments par secteur d'activité, par taille d'entreprise et par fonction permettent de mener des campagnes et des analyses ciblées.

Les listes basées sur le statut permettent de suivre où en sont les prospects dans votre processus. Les prospects nouveaux, les prospects contactés, les prospects actifs et les prospects non qualifiés peuvent figurer dans des listes distinctes entre lesquelles ils passent au fur et à mesure de leur progression.

Le choix de la structure appropriée dépend de votre façon de travailler. Certaines entreprises préfèrent les listes de campagne simples. D'autres ont besoin de hiérarchies complexes. Commencez par quelque chose de simple et n'ajoutez de la complexité que lorsque la structure actuelle pose des problèmes.

Filtrage et segmentation

Les listes volumineuses tirent parti du filtrage et de la segmentation, qui permettent de créer des sous-groupes ciblés sans dupliquer les données.

Les filtres vous permettent d'afficher des sous-ensembles d'une liste en fonction de certains critères. L'option « Afficher les prospects de cette liste qui travaillent dans le secteur des technologies » permet d'afficher une vue filtrée sans avoir à créer une liste distincte. Les filtres permettent d'effectuer des recherches ciblées dans des listes plus volumineuses.

Les segments permettent d'enregistrer des vues filtrées pour les réutiliser ultérieurement. Un segment combinant plusieurs critères de filtrage peut être appliqué à tout moment sans avoir à recréer le filtre à chaque fois. Les segments permettent d'optimiser l'efficacité des vues courantes.

Les segments dynamiques se mettent à jour automatiquement lorsque les données des prospects changent. Si vous effectuez un segmentage en fonction du statut d'engagement, les prospects passent automatiquement d'un segment à l'autre à mesure qu'ils interagissent ou qu'ils perdent de l'intérêt. La segmentation dynamique réduit la maintenance manuelle.

Affectation et déplacement

Les prospects doivent souvent être attribués à des membres de l'équipe ou déplacés d'une liste à l'autre à mesure que leur statut évolue. La gestion de ces flux permet de maintenir une bonne organisation de vos activités.

Les règles d'attribution acheminent automatiquement les prospects vers les membres de l'équipe concernés. Les nouveaux prospects peuvent être attribués selon le principe du « round-robin », par zone géographique ou selon d'autres critères. L'attribution automatique garantit une prise en charge immédiate et évite que les prospects ne restent sans suivi.

Les règles de déplacement déterminent le passage d'une liste à l'autre en fonction de déclencheurs. Un prospect qui répond peut être automatiquement transféré de la liste des prospects à celle des clients engagés. Le système de déplacement basé sur des règles garantit l'exactitude de la liste sans intervention manuelle.

Le mode manuel permet de gérer les exceptions et les décisions discrétionnaires. Lorsque les règles ne s'appliquent pas à une situation donnée, ou lorsque vous devez passer outre le comportement automatique, le déplacement manuel vous permet de reprendre le contrôle. Facilitez les opérations manuelles tout en encourageant le respect des procédures.

Exportation et synchronisation

Les prospects doivent pouvoir sortir d'Instantly aussi bien qu'y entrer. Les fonctionnalités d'exportation et de synchronisation permettent de relier votre prospection aux processus en aval.

La fonction « Exporter au format CSV » permet de créer des fichiers pouvant être utilisés dans d'autres outils ou partagés. Les résultats des campagnes, les prospects qualifiés et les résultats des études peuvent tous devoir être exportés à des fins d'analyse ou de transfert.

La synchronisation CRM transfère les données relatives aux prospects et les activités vers votre système de gestion de la relation client. Cette intégration garantit que votre CRM reflète l'activité de prospection et maintient à jour la source unique de données fiables.

La synchronisation d'intégration s'intègre aux autres outils de votre infrastructure. Les solutions d'automatisation du marketing, les plateformes d'engagement commercial et les outils de communication peuvent tous avoir besoin des données de prospects fournies par Instantly. Une intégration adéquate évite la ressaisie manuelle et les incohérences dans les données.

Entretien et hygiène

Les listes se dégradent avec le temps. Les gens changent d'emploi, les entreprises font faillite et les adresses e-mail deviennent obsolètes. Une maintenance régulière permet de garantir la qualité des listes.

Une vérification régulière permet d'identifier les prospects dont les coordonnées ne sont pas valides. La suppression ou la mise à jour des enregistrements erronés avant le lancement des campagnes permet d'éviter les retours qui nuisent à la délivrabilité.

La détection des doublons et la fusion permettent de garder les listes à jour. Comme les prospects proviennent de multiples sources, les doublons s'accumulent. Une déduplication régulière garantit l'exactitude de la liste et évite les contacts redondants, qui peuvent s'avérer gênants.

L'archivage permet de supprimer les prospects obsolètes des listes actives. Les prospects qui ont été contactés de manière approfondie sans qu'ils ne se soient engagés ne font qu'encombrer les listes sans apporter aucune valeur ajoutée. L'archivage permet de concentrer les listes actives sur les opportunités réelles.

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